Ein gutes Regelwerk entscheidet über Erfolg oder Frust im Konfigurator. Wir haben Tipps zusammengestellt, damit der Erfolg kommt und der Frust ausbleibt.
Zunächst einmal ein paar Sätze zu mir: Mittlerweile bin ich seit 1,5 Jahren bei customX als Projektierer tätig. Dabei betreue ich nicht nur neue, sondern habe auch einige bestehende Projekte übernommen. Die Aufgabe wird dadurch besonders spannend, dass sich die Projekte, vor allem aber die Produkte unserer Kunden, meist grundlegend unterscheiden.
Klar, am Anfang macht man Fehler. Aber mit einer guten Vorbereitung kann man diese minimieren. Ich konnte in den letzten 1,5 Jahren wertvolle Erfahrung sammeln, die ich an dieser Stelle gerne teilen möchte. Die daraus entstandenen Tipps zeigen Ihnen den Weg zu einem optimalen Regelwerk.
Konfiguratoren werden heutzutage immer wichtiger – alles muss individueller und schneller werden, gleichzeitig nimmt der Kostendruck weiter zu und die Fachkräfte stehen nicht gerade Schlange. Die Lösung lautet also Digitalisierung. Kunden können dann selbst ihre Produktvariante erstellen und im besten Fall direkt online bestellen. Aber auch für die anderen Unternehmensbereiche bringen Produktkonfiguratoren unschlagbare Vorteile, automatisieren sie doch schlicht die internen Abläufe bis hin zur Produktion und erzeugen alle benötigen Dokumente ohne manuelles Eingreifen.
Und da kommen wir zum Problem: Vorne, also auf Kundenseite, soll der Konfigurator natürlich einfach und selbsterklärend sein. Aber was nützt eine schöne Oberfläche, wenn nichts dahintersteckt? Richtig: fast nichts!
Es geht also darum, Komplexität strukturiert zu erfassen, in ein gutes Regelwerk einzubinden und den Konfigurator trotzdem in der Bedienung einfach und intuitiv zu belassen.
Das geht nur mit einem gut durchdachten Regelwerk. Wie das gelingt und worauf Sie achten sollten, lesen Sie in diesem Artikel.
Vielleicht noch einmal ein kurzer Exkurs, damit die Definitionen klar sind. Was genau ist ein Regelwerk? In einem Regelwerk werden alle Informationen rund um das Produkt erfasst, insbesondere geht es natürlich um die Konstruktion eines Produktes, die in Regeln übersetzt wird. Regeln können dabei sehr unterschiedlich aufgebaut sein. Das reicht von einfachen Wenn-Dann-Angaben bis hin zu hoch komplexen Verknüpfungen untereinander.
Ohne Regeln funktioniert nichts. Daher bildet das Regelwerk den Kern jedes Konfigurators. Bei jeder Nutzung wird in irgendeiner Form auf dieses Regelwerk zugegriffen. Das macht auch klar, warum man einen besonderen Fokus auf die Erstellung des Regelwerks legen sollte. Denn nicht die Oberfläche ist entscheidend für die Funktionsfähigkeit des Konfigurators, sondern die Qualität des Regelwerks. Natürlich wissen wir, dass auch dem Frontend eine besondere Bedeutung zukommt, aber es ist ohne das Regelwerk dahinter nichts wert.
Das Regelwerk ist also der Kern jedes Konfigurators. Wenn es nicht gut gemacht ist, ergeben sich daraus zahlreiche Probleme, die nicht nur den Erfolg des Konfigurators gefährden, sondern häufig auch das Unternehmensergebnis sowie das Image negativ beeinflussen.
Falsche Ergebnisse
Wenn Regeln schlecht oder gar falsch erstellt sind, können am Ende Varianten entstehen, die überhaupt nicht produzierbar sind. Dies passiert aber nicht nur, wenn eine Regel falsch erstellt wurde, sondern auch, wenn das Zusammenspiel der Regeln untereinander nicht korrekt funktioniert oder sich zwei Regeln gegenseitig aushebeln.
Plötzliche Fehler
Auch ohne eindeutig falsche Regeln kann es passieren, dass der Konfigurator plötzlich und vollkommen unverständlich Fehler produziert oder sich sogar aufhängt. Dies liegt häufig am Zusammenspiel verschiedener Regeln, die zwar in sich korrekt sind, sich aber gegenseitig behindern.
Performance-Probleme
Regeln, die nicht optimal formuliert sind führen häufig dazu, dass das gesamte System langsam wird oder sich sogar ganz aufhängt, weil es irgendwo in eine Sackgasse läuft. Dasselbe passiert, wenn es zu viele Regeln gibt oder sich einzelne Regeln gegenseitig blockieren. Regeln die umständlich formuliert sind, sind nicht nur für Menschen kompliziert, sondern in gewisser Weise auch für die Maschinen. Sie brauchen dann einfach länger für die Verarbeitung.
Schwierige Datenpflege
Wenn das gesamte Regelwerk zu kompliziert aufgebaut ist, es vielleicht sogar zu viele Regeln gibt, erschwert dies Anpassungen und Änderungen der Regeln. Und Anpassungen sind immer mal wieder nötig, weil sich Produkte immer weiterentwickeln. In komplizierten Regelwerken muss an vielen Stellen angepasst werden, statt nur eine kurze Änderung einzufügen. Dazu muss man erst einmal die richtige Stelle für die Änderung finden. Es fehlt an Transparenz. Hinzu kommt, dass Änderungen an einzelnen Regeln, dann wieder notwendige Änderungen an anderen Regeln nach sich ziehen können. Werden diese nicht vorgenommen, weil es zu unübersichtlich ist, können Fehler in ganz anderen Bereichen entstehen als dort, wo eigentlich die Änderung durchgeführt werden sollte.
Hohe Kosten
Alles, was länger dauert als nötig, steigert die Betriebskosten. Menschen müssen mehr Zeit investieren, die sie eigentlich anders nutzen könnten und müssten und diese Arbeitszeit muss bezahlt werden. Zusätzlich werden durch ein suboptimales Regelwerk höhere externe Dienstleistungskosten anfallen, denn Spezialisten müssen an der ein oder anderen Stelle einspringen. Beides erhöht die Kosten für das System und verhindert eine schnelle Amortisation der Anschaffungskosten.
Unzufriedene Nutzer
Alle oben genannten Probleme führen dazu, dass das System als nicht korrekt oder nicht leistungsfähig wahrgenommen wird. Nutzer aller Bereiche, also sowohl interne (Vertrieb, Produktion, Arbeitsvorbereitung, Regelwerksentwickler) als auch externe (Kunden) sind unzufrieden mit dem System.
Image leidet
Unzufriedene Kunden und Mitarbeiter, aber auch schlecht funktionierende Systeme, die vielleicht sogar auf der Website veröffentlicht sind, führen zu starken Imageverlusten, die nur schwer korrigierbar sind und daher unbedingt vermieden werden sollten.
Häufige Änderungen
Je häufiger Änderungen im Regelwerk vorgenommen werden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich dabei Fehler einschleichen. Kleinteilige Änderungen bergen die Gefahr, dass das Regelwerk kompliziert wird.
Planlose Erweiterungen
Oft werden bei Produktänderungen die Regeln einfach angepasst. Auch wenn neue Funktionen hinzugefügt werden, wird dies als Einzelmaßnahme in Regeln festgehalten. Es würde viel mehr Sinn machen, statt einer Erweiterung die Regeln grundsätzlich zu prüfen und zu überdenken und dann in einem Gesamtkonzept die Anpassungen im Regelwerk vorzunehmen.
Zeitmangel
Zeitdruck kennt jeder. Und der führt dazu, dass Fehler gemacht werden. Einerseits können Konzepte und Regeln nicht ausreichend durchdacht werden, andererseits bleibt nicht genug Zeit zum Testen, so dass eventuelle Fehler nicht auffallen und sich weiterverbreiten.
Ausgelöst wird der Zeitmangel durch verschiedene Faktoren: Der Fachkräftemangel führt dazu, dass zu wenig Personal zur Verfügung steht, auch wenn Unternehmen durchaus gewillt sind, weitere Mitarbeiter einzustellen. Oft ist es aber auch eine selbst oder vom Markt auferlegte Eile, Produktänderungen bzw. neue Produkte schnell auf den Markt zu bringen. Oder es steht einfach zu wenig Budget und damit sowohl zu wenig Zeit als auch zu wenig Personal zur Verfügung. Druck durch Vorgesetzte erhöht den Zeitdruck zusätzlich.
Viele Köche…
Wenn Zuständigkeiten nicht klar definiert sind und mehrere Personen mit wenig Abstimmung im Regelwerk arbeiten, werden Regeln unterschiedlich interpretiert und formuliert. Jeder arbeitet auf seine eigene Weise, wodurch die Durchgängigkeit einer Struktur leidet. Und Regeln hebeln sich oft gegenseitig wieder aus – was der eine eingibt, wird von Regeln des anderen wieder aufgehoben. Das Sprichwort „Viele Köche verderben den Brei“ trifft also hier voll ins Schwarze.
Mangelnde Ausbildung
Ist der Regelwerksentwickler nicht geschult, sondern muss sich selbst vieles oder gar alles beibringen, ist die Gefahr sehr groß, dass Regeln nicht optimal oder korrekt formuliert und Strukturen nicht bestmöglich aufgebaut werden.
Produktsystematisierung als Basis
Bevor Sie mit dem Erstellen des Regelwerks beginnen, führen Sie unbedingt eine Systematisierung Ihres Produktes durch. Dabei wird Ihr Produkt komplett untersucht und der Aufbau analysiert und strukturiert. Sie erkennen Logiken und sich wiederholende Bauteile, die den Aufbau des Regelwerks vereinfachen und übersichtlich machen.
Wir bieten dies als Workshop an, der von erfahrenen Projektingenieuren geleitet und begleitet wird.
Produktoptimierung
Häufig wird im Zuge der Produktsystematisierung bereits eine Optimierung des Produktes durchgeführt. Während der Analyse fallen Dinge auf, die verbessert werden können und die systematische Erfassung im Regelwerk vereinfachen. Aber auch in einem separaten Schritt ist diese Maßnahme sinnvoll.
Fahrplan erstellen
Überlegen Sie vor Beginn, was Sie erreichen wollen, wie Sie das Regelwerk aufbauen wollen und welchen Zeithorizont Sie dafür planen. Kurz: Erstellen Sie also einen groben Fahrplan. Es ist immer besser, vorab zu strukturieren als später aufzuräumen.
Regeln modular aufbauen
Erkennen Sie durch die Systematisierung Bauteile, die mehrfach verwendet werden und bauen Sie das Regelwerk so auf, dass Sie diese Teile immer wieder verwenden, statt jedes Mal ein neues Bauteil zu erstellen.
Konfiguratoren sind Teamarbeit
Arbeiten Sie bei der Erstellung des Regelwerks eng mit den Nutzern des Konfigurators zusammen. Häufig ist dies primär der Vertrieb, aber auch andere User wie die Arbeitsvorbereitung und die Produktion spielen eine wichtige Rolle. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Bedürfnisse aller Gruppen berücksichtigt werden.
Regelwerksentwicklung ist kein Nebenjob
Das Regelwerk ist entscheidend für den Erfolg und die Performance des Konfigurators. Diese Aufgabe sollten Sie daher nicht nebenbei erledigen, sondern sie mit einer hohen Priorisierung versehen. Organisatorisch müssen also von Beginn an für diese Aufgabe Freiräume geschaffen werden.
Technik ist zuständig
Wer das Produkt kennt, sollte auch das Regelwerk erstellen. Und das sind nicht Programmierer, sondern Techniker, häufig Konstrukteure. Dafür sollten sie keine Programmierkenntnisse benötigen, sondern eine Sprache verwenden, mit der sich die technischen Abteilungen auskennen. Achten Sie also bei der Entscheidung für eine Software darauf, dass für das Regelwerk keine Programmierkenntnisse erforderlich sind. Damit sparen Sie sich eine Schnittstelle, an der Informationen verloren gehen können.
Zeit für Tests einplanen
Bevor das System live geht, sollte es ausgiebig getestet werden. Dies benötigt ausreichend Zeit, damit alle eventuell noch vorhandenen Stolpersteine vor der Veröffentlichung und breiten Nutzung aus dem Weg geräumt werden können.
Diese Tests können Sie nur selbst durchführen, weil Sie Ihr Produkt und Ihre Abläufe am besten kennen. Externe Dienstleister können dabei nur am Rande unterstützen. Planen Sie genug Zeit dafür ein.
Kleinteilige Änderungen vermeiden
Denken Sie groß! Ja, manchmal sind kleine Änderungen und Anpassungen im Regelwerk notwendig, aber bedenken Sie immer die Zusammenhänge. In größeren Arbeitspaketen kann immer vieles mit bedacht werden, so dass auch die Strukturen aktuell und leistungsfähig bleiben, während kleinteilige Änderungen oft zu unübersichtlichen Regelwerken führen.
Regeländerungen versionieren
Das Regelwerk lebt – es ist nicht in Stein gemeißelt. Produkte und Umweltbedingungen ändern sich und damit muss sich auch das Regelwerk ändern. Arbeiten Sie dabei immer mit einer Versionierung, damit Sie im Zweifel immer wieder auf eine alte Version zurückwechseln können, falls Sie mal einen Fehler machen. Dann können Sie diesen in Ruhe beheben und müssen dies nicht unter Druck im laufenden Betrieb machen.
In vielen Fällen ist auch eine mitgeführte Dokumentation sinnvoll, wo vermerkt wird, was wann wo angepasst wurde. Erstellen Sie zu jedem Ihrer Arbeitspakete eine kurze Information. Das macht es auch den Kollegen leichter, sich zurechtzufinden.
Regelmäßige Datenpflege
Das Regelwerk verändert sich permanent, sei es durch Produktänderungen, neue Produkte oder erweiterte Funktionen. Selbst wenn Sie die Tipps von oben zu Anpassungen im Regelwerk beachtet haben, sollten Sie sich regelmäßig Zeit nehmen, das gesamte Regelwerk auf den Prüfstand zu stellen. So können Sie frühzeitig gegensteuern, wenn etwas zu komplex wird oder Strukturen sich negativ auf die Performance auswirken könnten.
Ausreichendes Budget
Denken Sie bei der Planung Ihres Konfigurationsprojektes nicht nur an die Anschaffungskosten und die Projektkosten für die Erstellung der ersten Versionen des Regelwerks. Vergessen Sie nicht, dass der Regelwerksentwickler ausgebildet werden muss, damit optimale Strukturen entstehen und intern gepflegt werden können. Dies kostet zwar zu Beginn etwas mehr, bringt aber im Laufe der Zeit ungeahnte Zeit- und Kostenvorteile.
Bedenken Sie bei der Budgetplanung immer die Wichtigkeit des Produktkonfigurators für Ihre internen Prozesse.