Warum zentrales Produkt-Know-how so wichtig ist

Die Einführung einer Produktkonfigurator Software wirkt sich neben den direkten Effekten auf die Prozesse und Kosten auch durch die Digitalisierung des Produkt-Know-hows positiv auf weite Teile des Unternehmens aus. Dies ist vielen Unternehmen zum Zeitpunkt der Entscheidung noch gar nicht bewusst, der Effekt wird aber hinterher immer als immens wichtig beschrieben.

Auch bei FGS weiß man das zentrale Produkt-Know-how zu schätzen.

Definition Produkt-Know-how

In der Literatur findet man zahlreiche Definitionen, die sich mit dem Produktwissen beschäftigen. Allerdings wird dort immer das externe Wissen beschrieben. Also: Was wissen Kunden und andere Interessengruppen über ihr Produkt? Es geht meist um Funktionen, Marken, Eigenschaften etc. und hat maßgeblichen Einfluss auf Kaufentscheidungen.

Worüber wir hier sprechen, ist aber etwas anderes, nennen es, um Verwechslungen zu vermeiden, auch anders: Produkt-Know-how. Es geht um das interne Wissen um ein Produkt. Hierunter wird alles zusammengefasst, was mit der Konstruktion und der Herstellung, aber auch der Preisgestaltung und Beschaffung von Material zusammenhängt. Dieses Wissen ist für ein Unternehmen unfassbar wichtig, daher sollte im Rahmen der Digitalisierung hierauf auch ein besonderes Augenmerk gelegt werden.

Wo und wie finden Sie das Produkt-Know-how?

Möchten Sie Ihr Produkt-Know-how digitalisieren, müssen Sie es zunächst identifizieren und zusammentragen. Manchmal ist es gar nicht so einfach, alle Informationen zu Ihrem Produkt zu finden, zumal sich in vielen Fällen einige, manchmal sogar ein Großteil davon in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter befindet.

Beginnen sollten Sie in der Konstruktion – hier finden Sie die Grundlagen für die Erstellung eines Produktes. Alle Abhängigkeiten sind hier bekannt. Und da fast alle Unternehmen bereits mit CAD-Systemen arbeiten, existieren in der Regel zahlreiche digitale Dokumente dazu.

Auch in der Arbeitsvorbereitung und der Produktion werden Sie sicher zahlreiche Dokumente zu Ihrem Produkt finden, die es zu berücksichtigen gilt. Einiges kann Ihnen auch Ihr ERP-System liefern.

Vergessen Sie jedoch nicht, Ihre Mitarbeiter einzubeziehen, da diese oft über zusätzliches, praktisches Wissen rund um Ihr Produkt verfügen. Insbesondere bei Variantenprodukten stützen sich zahlreiche Unternehmen auf die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter. Das gilt sowohl für die Konstruktion der Varianten als auch für die Fertigung.

Wo kann man das Produkt-Know-how zentral speichern?

Für die Digitalisierung des Produkt-Know-hows brauchen Sie selbstverständlich eine geeignete Software. CAD-Daten können Sie gut in einem PDM-System verwalten lassen. Die kaufmännischen Daten werden Sie höchstwahrscheinlich in Ihrem ERP-System erfassen. Beide Systeme sind aber getrennt und für ein umfassendes Produkt-Know-how, insbesondere bei variantenreichen Produkten, ist vor allem auch die Verbindung von technischen und kaufmännischen Daten wichtig. Dies kann ein Produktkonfigurator perfekt leisten. Dort werden alle Regeln und Abhängigkeiten im Regelwerk erfasst. Die Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP und PDM gewährleisten, dass alle Informationen an einer Stelle zusammenfließen. Auf einen Konfigurator können auch alle Mitarbeiter zugreifen – bei anderen Systemen wie CAD und PDM ist dies nicht der Fall.

Wie kann Produkt-Know-how digitalisiert werden?

Um insbesondere das konstruktive Wissen rund um Ihr Produkt überhaupt erfassen zu können, ist es immens wichtig, dass Sie Ihr Produkt systematisch erfassen. Optimal ist es, dafür einen Außenstehenden hinzuzuziehen, der die richtigen Fragen stellen und Sie bei der Systematisierung unterstützen kann. Am Ende sind die Konstruktionsregeln und Abhängigkeiten klar definiert und notiert.

Lassen Sie Ihr Produkt-Know-how dann von den Personen erfassen, die darüber verfügen. Nutzen Sie also direkt das Wissen Ihrer Konstruktionsabteilung, indem Sie sich für ein System entscheiden, das Wissen in der Sprache der Konstrukteure erfasst und nicht Kenntnisse einer Programmiersprache erfordert.

Top 3 Benefits des zentralen Produkt-Know-hows

Benefit 1: Dieselben Daten für alle

Wenn alle, sowohl interne Mitarbeiter als auch Kunden, über einen Webkonfigurator mit denselben Daten arbeiten, sind auch immer alle auf demselben Datenstand. Damit gibt es keinerlei Unsicherheiten über die Gültigkeit der Daten. Jeder kann sich darauf verlassen, dass seine Unterlagen aktuell und korrekt sind. Damit entfallen viele Rückfragen und Abstimmungsrunden, an deren Ende die Freigabe und technische Machbarkeit einer Produktvariante erteilt bzw. bescheinigt würden.

Für Sie intern bedeutet dies außerdem, dass Sie Medienbrüche und damit mögliche Fehlerquellen vermeiden. Durchgängige Prozesse werden möglich ohne Daten in neue Systeme und Medien zu übertragen. Neben der Fehlerfreiheit gewinnen Sie außerdem an Schnelligkeit Ihrer Prozesse.

Benefit 2: Kein Wissensverlust

Wie oben beschrieben befindet sich ein großer Teil des Produkt-Know-hows in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter. Durch teilweise jahrelange Erfahrung sammeln sie ein enormes Wissen rund um das Produkt. Insbesondere in der Fertigung und der Konstruktion werden manche Entscheidungen einfach aufgrund von Erfahrungen gefällt. Der Konstrukteur weiß genau, wie er eine Variantenkonstruktion angehen muss. Ebenso kennt ein langjähriger Mitarbeiter in der Fertigung jeden Handgriff genau. Er weiß einfach, was wann wo und wie montiert werden muss. Schwachstellen in den Unterlagen können so unbemerkt ausgeglichen werden. Das gilt allerdings nur für erfahrene Mitarbeiter.

Verlässt aber einer solch erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er auch sein gesamtes Wissen und seinen gesamten Erfahrungsschatz mit. Das ist für Sie als Unternehmen nur schwer auszugleichen und es dauert lange, bis ein Nachfolger oder Kollege sich dieses Wissen wieder angeeignet hat. Gründe für Mitarbeiterfluktuation gibt es viele und nicht alle sind planbar: Mitarbeiter scheiden aufgrund von Krankheit oder Erreichen des Rentenalters aus oder aber sie wechseln einfach die Stelle.

Ist das Wissen zentral gespeichert, verliert die Mitarbeiterfluktuation zumindest in dieser Beziehung ihren Schrecken, denn das Wissen bleibt erhalten und kann auch einem neuen Mitarbeiter sehr einfach zugänglich gemacht werden. Vor allem auch in Zeiten des Fachkräftemangels bringt das zentrale, digitalisierte Produkt-Know-how Vorteile bei der Einarbeitung weniger erfahrener Mitarbeiter.

Benefit 3: Minimaler Pflegeaufwand

Stellen Sie sich vor, Sie sammeln das Wissen rund um Ihr Produkt an vielen unterschiedlichen Stellen. Was dabei sofort klar ist, ist der immense Pflegeaufwand, den dieses Vorgehen mit sich bringen würde, weil auch an den verschiedenen Stellen immer wieder gleiche oder ähnliche Informationen abgelegt sind. Liegt das Produkt-Know-how dagegen an einem zentralen Ort, muss es nur dort und damit auch nur einmal gepflegt werden. Die entsprechenden Änderungen sind schnell gemacht, weil zum einen der Zugriff auf das Wissen sehr einfach und damit schnell ist und zum anderen nicht die gleichen Änderungen an vielen verschiedenen Orten und Dokumenten vorgenommen werden müssen.

Und wenn Sie sich für ein Konfigurationssystem entscheiden, wird die Pflege auch genau von den Mitarbeitern vorgenommen, die über das entsprechende Wissen verfügen, also im technischen Bereich von der Konstruktionsabteilung.