Wie sieht es in Ihrem Unternehmen mit der Durchgängigkeit des Prozesses aus? Ist dieser komplett automatisiert oder nutzen Sie noch die sprachgesteuerte Schnittstelle „Anita – bring das mal zu …“?
Lesen Sie in unserem Blogbeitrag, was Medienbrüche sind, welche Probleme damit verbunden sind und wie man sie vermeiden kann.
Was sind Medienbrüche?
Medienbrüche sind Übertragungen von Informationen an Schnittstellen im Unternehmen, z.B. zwischen unterschiedlichen Abteilungen, wobei das Medium gewechselt wird. Entweder werden analoge Daten neu erfasst, digitale Daten manuell übertragen oder gar erneut erfasst. Dazu werden die unterschiedlichsten Medien genutzt wie Mail, Telefon, Fax, handgefertigte Skizzen auf Papier etc.
Medienbrüche entstehen also überall dort, wo Informationen nicht durchgehend in einem System digital genutzt und verarbeitet werden. Somit gibt es in solchen Unternehmen auch keinen durchgängigen, digitalen Prozess.
In der Praxis kommen Medienbrüche sehr häufig vor – auch weil viele Softwarehersteller eher spezialisierte Insellösungen für einzelne Prozessschritte oder Abteilungen anbieten, die in der Regel keine automatisierten Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen anbieten.
Ein Beispiel für Medienbrüche
Nehmen wir einmal ein Unternehmen, das variable Produkte anbietet und diese individuell an die Kundenbedürfnisse anpasst. Der Außendienstmitarbeiter im Vertrieb besucht den Kunden, bespricht dort das Projekt des Kunden und erfasst dessen Anforderungen. Diese sendet der Vertriebler nach Rücksprache mit der technischen Abteilung an den Innendienst, der dem Kunden ein Angebot erstellen soll. Dieser wiederum kalkuliert zunächst die Preise in Excel, wo die Daten manuell eingegeben werden müssen. Für das Angebot werden die Daten aus Excel wiederum manuell in Word übertragen, wo das Angebotsdokument erstellt wird. Alternativ ist auch die Erstellung des Angebots in ERP möglich, wobei auch dort die Daten manuell erfasst werden müssen.
Nun benötigt der Kunde zu seinem Angebot auch eine Zeichnung, damit er das angebotene Produkt auf seine Anforderungen prüfen kann. Diese werden in der Konstruktionsabteilung erstellt, die die dafür benötigten Daten wiederum manuell vom Vertrieb oder dem Innendienst erhält, da es keine automatisierte Datenübertragung gibt.
Nach der Bestellung durch den Kunden werden die auftragsbezogenen Produktionsunterlagen erstellt. Dafür erstellt die Konstruktionsabteilung CAD-Modelle für alle Einzelteile und Baugruppen – natürlich manuell, meist im Rahmen der Änderungskonstruktion. Oft werden auch 3D Modelle und DXFs für die CNC Bearbeitung erstellt. Wiederum separat erstellt werden Datenblätter und BIM Daten auf die gleiche Art und Weise.
Schon in diesem kurzen, aber vergleichsweise einfachen Prozess sind die Daten mehrfach manuell übertragen und in einem anderen System erneut erfasst worden. Zahlreiche Medienbrüche entstehen auf diese Art und führen zu teilweise großen Problemen in den Unternehmen.
Welche Probleme entstehen durch Medienbrüche?
Die manuelle Erfassung oder Übertragung von Daten weist eine hohe Fehleranfälligkeit auf und hat damit Auswirkungen auf Produktqualität, Lieferzeit, Kosten und damit vor allem auch auf die Kundenzufriedenheit.
Schnell hat man sich vertippt, kann etwas nicht entziffern oder versteht etwas falsch. Schon entstehen Unklarheiten oder Fehler – Rückfragen oder erneute Prozessdurchläufe sind die Folge. Alles dauert länger und wird weniger zuverlässig, Informationsverluste oder -verfälschungen treten verstärkt auf und der Kunde kann nicht verlässlich beliefert werden. Unzufriedene Kunden und negative Bewertungen sind die Folge – ein riesiges Problem für das Unternehmen.
Auch die Mitarbeiter werden nicht zufrieden sein, wenn Prozesse nicht durchgängig sind, zahlreiche Rückfragen auftauchen und Arbeiten mehrfach erledigt werden müssen. Erschwerte Zusammenarbeit und Kommunikation führen zu Be- und Überlastung der Mitarbeiter und im schlimmsten Fall zu längeren Ausfallzeiten.
Auch auf der technischen Seite treten Probleme auf, denn eine mehrfache Erfassung und Speicherung der Daten führt zu einem extrem hohen Datenaufkommen, für dessen Sicherung immer höhere Kosten anfallen. Außerdem müssen mehrfach erfasste Daten auch an mehreren Stellen gepflegt werden, was zu hohem Aufwand und erneut einer hohen Fehlerwahrscheinlichkeit führt.
Wie Sie Medienbrüche vermeiden
Medienbrüche können nur in einem durchgängig digitalisierten Prozess vermieden werden. Durchgängig ist der Prozess nur dann, wenn nicht zwischenzeitlich ein Wechsel der genutzten Software bzw. Datenquelle eintritt. Achten Sie also bei der Anschaffung neuer Software insbesondere auf die Abdeckung des gesamten Prozesses sowie das Vorhandensein automatisierter Schnittstellen und vermeiden Sie unbedingt Insellösungen für einzelne Abteilungen. Dies bedeutet nicht, dass nicht einzelne Abteilungen spezielle Software benötigen – natürlich braucht bspw. eine Konstruktionsabteilung ein CAD System -, sondern diese Speziallösungen müssen miteinander verbunden sein und auf die gleichen Datenquellen zugreifen. Einmal erfasste Daten werden so automatisiert weitergegeben und -verarbeitet, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich wird.
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