Prozessoptimierung durch Konfiguration

Konfigurationsprojekte bringen zahlreiche Vorteile. Einer davon ist die deutliche Steigerung der Prozesseffizienz. Wie sich die Einführung eines Konfigurators auf die Prozesse auswirkt, erklären wir in diesem Beitrag.

Produktkonfiguration – Definition

Im Web gibt es zahlreiche Definitionen zum Thema Produktkonfigurator, die zum Teil sehr unterschiedlich ausfallen. Insbesondere bei der Beschreibung der Ausgestaltung des Konfigurators differieren diese stark. Wir gehen daher hier von einer Definition aus, die sich auf den Zweck des Konfigurators bezieht:

Ein Produktkonfigurator ist eine Softwarelösung, die die Erstellung einer Produktvariante bzw. die Anpassung eines Produktes an individuelle Anforderungen ermöglicht. Die entstehende Variante wird visuell so dargestellt, dass Kunden das fertige Produkt schon vorab betrachten können.

Es geht also bei der Produktkonfiguration immer um Variantenprodukte unterschiedlicher Komplexität und deren Erstellungsprozess. Varianten entstehen dabei auf sehr unterschiedliche Weise von der einfachen Zusammenstellung einiger Bauteile bis hin zur komplexen Variantenkonstruktion. Die Ausgestaltung der Produktkonfiguratoren unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen sehr stark.

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Prozessoptimierung – Definition

Bei Wikipedia findet man folgende Definition: „Die Prozessoptimierung dient in Wirtschaftssubjekten dazu, die Effizienz und die Effektivität bestehender Arbeits-, Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse sowie den Einsatz der hierfür benötigten Ressourcen kontinuierlich zu verbessern.https://de.wikipedia.org/wiki/Prozessoptimierung

Es geht also um die Betrachtung sämtlicher Unternehmensprozesse, die genau untersucht, hinterfragt und immer wieder verändert werden, so dass sie möglichst effizient, fehlerfrei und schnell ablaufen. Schwierigkeiten, Engpässe und Fehlerquellen in bestehenden Prozessen werden identifiziert und die Prozesse anschließend so angepasst, dass eben diese Problemstellen vermieden werden. Dabei sind Prozesse alle Vorgänge und Tätigkeiten in Unternehmen, die wiederholt durchgeführt werden.

Typische Ansatzpunkte zur Prozessoptimierung

Im Grunde gibt es zwei Auslöser für die Prozessoptimierung. In vielen Fällen sind dies akute Probleme mit den bestehenden Prozessen. Es ist also im Sinne der Kosten und Effektivität kaum zu vermeiden, Prozesse genauer zu betrachten. Gleiches gilt, wenn wichtige Personen das Unternehmen verlassen. Andere Unternehmen gehen bewusst und ohne Not den Schritt, ihre Prozesse zu optimieren und fit für die Zukunft zu machen. Letztere installieren häufig Systeme zu Lean Management oder KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

Auch in der Art der Durchführung werden zwei Herangehensweisen unterschieden: die einen sehen die Prozessoptimierung als einmaligen Vorgang an. Nach Abschluss werden die Prozesse dann in der neuen Art und Weise für längere Zeit nicht mehr betrachtet. Für andere wiederum ist die Prozessoptimierung ein kontinuierlicher Prozess, der nie abgeschlossen ist, weil sich ja auch Umgebungsbedingungen, Anforderungen, technische Möglichkeiten und beteiligte Mitarbeiter stetig ändern.

Vorgehen bei der Prozessoptimierung

Am Anfang der Prozessoptimierung steht meist eine Prozessanalyse, die Schwachpunkte und Fehlerquellen der etablierten Prozesse aufdeckt. Es ist wichtig, die Ergebnisse dieser Analyse schriftlich zu dokumentieren, damit die Ausgangsbasis klar ist. Es kann dabei durchaus vorkommen, dass Vorgänge je nach Mitarbeiter auf eine andere Art bearbeitet und es daher mehrere parallele Prozesse gibt, was die Dokumentation kompliziert und eine Prozessoptimierung und Vereinheitlichung bitter nötig macht.

Im Anschluss gilt es, die möglichen Stellschrauben für Verbesserungen herauszuarbeiten. Schritt für Schritt, manchmal auch mit großen Schritten, werden dann Anpassungen vorgenommen und die Ergebnisse genau beobachtet und beurteilt. Insbesondere, wenn viele Schritte auf einmal gemacht werden sollen, müssen Sie darauf achten, Ihre Mitarbeiter mitzunehmen auf den Weg. Denn nur dann kann die Optimierung gelingen.

Ein Ansatzpunkt zur Prozessoptimierung ist die weitgehende Automatisierung des entsprechenden Prozesses. Dies funktioniert nicht nur in der Fertigung, wo uns die Automatisierung mit Robotern schon sehr vertraut ist, sondern auch bei administrativen Prozessen, die durch die Einführung einer geeigneten Software ebenso automatisiert werden können.

Wie Konfiguration zur Prozessoptimierung beiträgt

Eine solche Software für die Automatisierung administrativer und konstruktiver Prozesse ist auch der Produktkonfigurator. Die Einführung eines Produktkonfigurators trägt automatisch zur Verbesserung der Prozesse bei, ohne dass dies im Vordergrund steht.

Aber warum ist das so?

Durch die Entscheidung für einen Produktkonfigurator, besonders, wenn auch Fertigungsdokumente erzeugt werden, sind Sie quasi gezwungen, sich intensiv mit Ihrem Produkt sowie den benötigten Dokumenten zu beschäftigen. Ihr Produkt wird von Grund auf analysiert. Es wird außerdem betrachtet, wo welche Dokumente in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung stehen müssen.

Bei dieser Betrachtung werden die Prozesse mit analysiert, da die beteiligten Stellen und Abläufe für die Einrichtung des Konfigurators herausgearbeitet werden müssen. Prozesse werden ganz klar definiert, da immer nur die Entscheidung „ja oder nein“ bzw. „1 oder 0“ möglich ist. Es geht also darum zu entscheiden, ob dieser Schritt notwendig ist und ob die jeweilige Stelle ein bestimmtes Dokument oder einen Zugriff auf die Software braucht. Ganze Prozesse werden auf diese Weise „aufgeräumt“, obwohl der Ansatzpunkt vielleicht einfach nur ein schöner Konfigurator auf der Website war. Je umfangreicher die eingeführte Konfigurationssoftware ist, desto tiefgreifender sind auch die Prozessverbesserungen.

Typische Fehler bei Konfigurationsprojekten

In den vielen Jahren seit der Markteinführung von customX haben wir zahlreiche Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt. Natürlich gab es auch das ein oder andere Mal Fehler, die zu Verzögerungen oder zwischenzeitlicher Unzufriedenheit führten – sowohl bei unseren Kunden als auch bei uns. Meist werden falsche Herangehensweisen allerdings frühzeitig erkannt und können verändert bzw. korrigiert werden.

Viele dieser Fehler sind vermeidbar, vor allem wenn man die Tipps in diesem Dokument und natürlich von unseren Mitarbeitern in der Beratung umsetzt.

Typische Fehler entstehen beispielsweise durch die Einbeziehung der falschen Personen, durch überehrgeizige Planung oder das Unterschätzen eines solchen Projektes.

In weiteren Beiträgen werden wir Ihnen einzelne Beispiele näher erläutern, damit Sie nicht in dieselben Fallen tappen.

Tipps zur Konfigurationsprojekt

Ein paar allgemeine Handlungsempfehlungen möchten wir aber schon hier in diesem Dokument darstellen.

• Unterschätzen Sie nicht die benötigten Ressourcen. Häufig wird ein Konfigurationsprojekt so dargestellt, dass Sie einfach nur die Software kaufen müssen und, schwups, ist alles besser. Dem ist natürlich nicht so. Selbst wenn Sie die Umsetzung extern machen lassen, muss sich intern jemand darum kümmern und beispielsweise Informationen zusammensuchen und liefern, das System testen und pflegen. Externe Dienstleister kennen Ihr Produkt nicht im Detail und sind auf Ihre Unterstützung angewiesen. Räumen Sie Ihren Mitarbeitern also entsprechende Zeit für den Austausch mit den Dienstleistern und/oder die Umsetzung des Projektes ein. Verzögerungen durch nicht vorhandene Ressourcen führen sehr schnell zu Frustration. Ein Konfigurationsprojekt ist nicht nur ein kleines Projekt in der Konstruktion – es betrifft das gesamte Unternehmen und kann die Effizienz Ihrer Prozesse massiv steigern. Daher sollte es auch mit einer entsprechenden Priorisierung behandelt werden.
• Unterschätzen Sie nicht das Projekt als solches und haben Sie ein wenig Geduld. Es ist vollkommen normal, dass die Umsetzung nicht von heute auf morgen funktioniert. Auch können jederzeit Störungen auftreten, die nicht vorhersehbar waren. Verzweifeln Sie also nicht, wenn etwas nicht auf Anhieb funktioniert. Wir werden zusammen eine Lösung finden – aber das braucht Zeit. Ein solches Projekt wird Ihr Unternehmen verändern, geben Sie nicht bei den ersten kleinen Problemchen auf.
• Fangen Sie langsam an. Wer zu viel auf einmal will, wird meist schnell enttäuscht. Überlegen Sie sich also, womit Sie beginnen und bauen Sie das System Schritt für Schritt auf. Erweiterungen sind bei durchdachten Lösungen jederzeit möglich. Und erste Nutzungserfolge und -erfahrungen helfen Ihnen bei der Akzeptanz und der weiteren Planung. Im Prinzip führen Sie damit einen typischen KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) ein. Auch Ansätze wir das Lean Management oder KAIZEN unterstützen bzw. fordern ein solches Vorgehen.

Erfolgreich einen Konfigurator einführen

Jahrelange Projekterfahrung in der Umsetzung von Konfigurationsanwendungen hat uns eines ganz deutlich gezeigt: ein schneller Erfolg ist die beste Herangehensweise, denn damit werden auch die Mitarbeiter begeistert. Es braucht keinen langen Atem, ewige Planungsrunden und frustrierende Misserfolge. Kleine Schritte lassen sich relativ einfach umsetzen und zeigen bereits, wie die Software funktioniert und wirkt. Alle können bereits erste Erfahrungen sammeln, womit es leichter fällt, weitere Schritte zu planen und umzusetzen.

Nehmen Sie sich also für den Anfang nicht zu viel vor. Starten Sie mit einem überschaubaren Projekt, das Ihnen erste Erfolge sichert. Eine Idee und einen Fahrplan für den weiteren Projektverlauf sollten Sie natürlich auch entwerfen. Da sich im Laufe der Nutzung des Konfigurators aber meist neue Wünsche entwickeln, sollte dieser Fahrplan nicht in Stein gemeißelt, sondern flexibel anpassbar sein. Auch das zeigen die zahlreichen Implementationen sehr deutlich: die User erkennen oft erst während erster Nutzungsphasen, wie einfach die Bedienung und wie umfangreich die Möglichkeiten tatsächlich sind. Daraus leiten Sie oft neue Wünsche und Ideen ab, die Sie möglichweise in Ihre Planung mit aufnehmen sollten. Das erspart Ihnen auch eine lange Planungsphase vorab, die unnötig viel Energie für Detailplanungen verschlingt.

Was bedeutet das im Klartext? Beginnen Sie mit einem ausgewählten Produkt, setzen Sie es im Regelwerk um, stellen Sie die benötigten Dokumente ein und veröffentlichen Sie die Anwendung, wenn gewünscht, im Web. Oder starten Sie mit einem kleinen Nutzerkreis, indem Sie zunächst nur einen Teil der Dokumente erzeugen und damit nur einen Teil des Prozesses abdecken.

Da jedes Unternehmen anders ist und auch die Produkte stark voneinander abweichen, vereinbaren Sie gern Ihren persönlichen Beratungstermin. Wir unterstützen Sie jederzeit bei der Planung (und später der Umsetzung) Ihres individuellen Projektes.