Für wen eignet sich ein Produktkonfigurator

Produktkonfiguratoren können Geschäftsprozesse weitgehend automatisieren und wirken damit in hohem Maße effizienzsteigernd. Für wen der Einsatz eines Produktkonfigurators sinnvoll ist lesen Sie in diesem Artikel.

Für welche Unternehmen eignet sich ein Konfigurator?

Eine Frage, die man immer wieder hört, ist die nach der Unternehmensgröße. Weit verbreitet ist die Ansicht, dass ein Produktkonfigurator aufgrund hoher Anschaffungskosten nur für große Unternehmen geeignet ist. Dahinter steckt die Meinung, dass Konfiguratoren immer individuell programmiert werden müssen und daher nur für eine bestimmte Umsatzgröße geeignet sind. Das ist aber definitiv nicht so. Vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen profitieren in besonderem Maße von der Einführung einer Konfigurationssoftware. Es gibt mittlerweile zahlreiche Anbieter von Konfiguratoren, so dass keine Individualprogrammierung mehr notwendig ist, die tatsächlich ressourcenintensiv und teuer wäre. Es bleibt also festzuhalten, dass ein Produktkonfigurator unabhängig von der Unternehmensgröße äußerst wirtschaftlich eingesetzt werden kann. Dabei sollte allerdings darauf geachtet werden, dass der Konfigurator auf einer Standardsoftware basiert, die problemlos an die individuellen Bedürfnisse, also Produkte und Prozesse, angepasst werden kann.

Typischerweise werden Konfiguratoren von Unternehmen mit einer eigenen Fertigung genutzt, wobei die Fertigungstiefe stark variieren kann. So kann es vom Zusammenstellen fertiger Bauteile bis hin zur kompletten, individuellen Fertigung reichen. Je größer die Fertigungstiefe ist, desto größere Effekte kann man von der Konfigurationssoftware erwarten. Aber auch Unternehmen, die Produkte verschiedener Hersteller verkaufen, also in Handel und Service angesiedelt sind, können von einer Konfigurationssoftware profitieren, wenn sie individuelle Planungen vornehmen. Wer einfach nur Produkte von der Stange vertreibt, für den wird sicher die Einführung eines Konfigurators keinen Sinn machen.

Welche Produkte sind für einen Konfigurator geeignet?

Für die Einschätzung, für welche Produkte die Nutzung eines Produktkonfigurators sinnvoll ist, betrachten wir zunächst einmal die verschiedenen Produktarten.

Da gibt es zum einen die Massenware, also Produkte, die in großen Stückzahlen unverändert immer in derselben Ausführung hergestellt und verkauft werden. Wichtig ist dabei auch die Reihenfolge – erst die Massenproduktion, dann der Vertrieb.

Die beiden anderen Produktarten, also die Variantenprodukte und die echten Sonder- oder Individualkonstruktionen, sind deutlich schwieriger zu unterscheiden. Bei Variantenprodukten verändern sich Grundprodukte so, dass sie die individuellen Anforderungen und (bau-)technischen Voraussetzungen des jeweiligen Kunden erfüllen. Die grundsätzliche Produktstruktur bleibt jedoch bestehen. Variantenprodukte entstehen allerdings auf ganz unterschiedlichem Niveau – dies reicht vom einfachen Bedrucken von Standardprodukten (z.B. Textilveredelung) über die Zusammenstellung unterschiedlicher Elemente bis zu komplexen Produkten mit individuellen Maßen oder Anbauteilen. Wichtig ist nur, dass die Veränderungen gewissen Regeln folgen.

Die Sonderkonstruktionen fangen dagegen immer bei Null an und lassen sich nicht in Regeln ausdrücken. Jedes Produkt ist also vollkommen anders – häufig auch in der Funktion – als jedes andere.

Ein Produktkonfigurator eignet sich immer dann, wenn es um Variantenprodukte geht. Je nach Konfigurationssoftware spielt die Komplexität des Produktes nur eine untergeordnete Rolle, wobei eine höhere Komplexität einen entsprechend leistungsfähigen Produktkonfigurator erfordert.

Allgemeine Voraussetzungen

Die Einführung eines Produktkonfigurators – insbesondere, wenn dieser durchgängig in weiten Teilen des Unternehmensprozesses genutzt wird – stellt ein umfassendes Digitalisierungsprojekt dar. Unternehmen, die sich für ein solches Projekt entscheiden, sollten die nötigen Voraussetzungen dafür schaffen. Grundsätzlich sollte die Bereitschaft zu Veränderungen gegeben und die Belegschaft der Digitalisierung gegenüber aufgeschlossen sein. Nur dann kann das Projekt ein Erfolg auf ganzer Linie werden.

Was gilt bezüglich des Zeithorizonts?

Oft melden sich Kunden bei uns, die SOFORT eine Lösung benötigen. Natürlich funktioniert ein solches Projekt, das dermaßen umfassende Verbesserungen mit sich bringt und sich auf alle Unternehmensbereiche auswirken kann, nicht von heute auf morgen. Eine gewissenhafte Vorbereitung ist dafür unabdingbar. Und auch die Implementierung benötigt etwas Zeit. Für ein durchschnittliches customX Projekt sollten Sie daher mit etwa sechs Monaten rechnen.

Welche personellen Ressourcen müssen eingeplant werden?

Wer glaubt, mit der Anschaffung eines Konfigurators ist nun alles erledigt, der täuscht sich. Auch wenn viele Anbieter dies suggerieren, ist eine solche Software natürlich nicht einfach so von der Stange betriebsbereit. Wer dies annimmt, wird leider schnell enttäuscht.

Das Produkt muss dafür zunächst einmal in der Software erfasst werden. Und das funktioniert natürlich nur, wenn die entsprechenden Informationen zur Verfügung gestellt werden. Das wiederum können externe Dienstleister nicht alleine. Sie müssen also zumindest einplanen, dass Ihre Mitarbeiter mit dem Dienstleister zusammen das Produkt systematisieren, also die grundsätzliche Funktionsweise und den grundsätzlichen Aufbau des Produktes erarbeiten. Für die Mitarbeiter, die intern das Projekt betreuen, werden auch Schulungen und Einarbeitungszeiten nötig werden. Selbst wenn Sie eine individuell programmierte Lösung in Auftrag geben, funktioniert dies nur mit Unterstützung von innen.

Auch sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie sich von externen Dienstleistern auf Dauer abhängig machen möchten, denn dies schränkt Ihre Flexibilität enorm ein. Wenn Sie also flexibel bleiben und schnell reagieren können möchten, übernehmen Sie als Unternehmen die Pflege des Regelwerks selbst. Aber auch dafür wird natürlich Personal benötigt – je nach Umfang der Software reichen allerdings auch schon ein bis zwei Personen. Vorausschauend sollten Sie allerdings nicht nur einen Mitarbeiter ausbilden lassen, denn auch dieser kann mal im Urlaub oder krank sein oder im schlimmsten Fall das Unternehmen kurzfristig verlassen.

Am besten akzeptiert wird ein Konfigurationsprojekt erfahrungsgemäß dann, wenn es die volle Unterstützung aus den obersten Unternehmensebenen erfährt. Diese drückt sich in zweierlei Hinsicht aus, nämlich zum einen durch das Zurverfügungstellen ausreichender finanzieller und personeller Ressourcen, zum anderen aber auch durch die offen gezeigte Begeisterung für das Projekt und die offen ausgedrückte Unterstützung von oben. Und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern wird entscheidend sein für den Erfolg des Projekts und die sich einstellenden Benefits.

Mit welchen Kosten muss man rechnen?

Bei der Einführung eines Produktkonfigurators fallen unterschiedliche Kosten an. Natürlich entstehen Lizenzkosten, die je nach Nutzung und Umfang des Konfigurators unterschiedlich ausfallen. Außerdem sollten Sie Beratungs-, Service- und Schulungsdienstleistungen einkalkulieren. Hier ergeben sich deutliche Unterschiede je nach Umsetzungsart des Projektes. Wenn das Projekt in weiten Teilen intern umgesetzt wird, fallen weniger Service- und Beratungskosten, aber höhere Ausbildungskosten an. Wird das Projekt durch den externen Dienstleister umgesetzt, fallen weniger Ausbildungskosten, dafür aber mehr Servicekosten an.

Sinnvoll – sowohl für den eigenen Geldbeutel als auch für den Erfolg des Projektes – ist ein schrittweises Vorgehen. So kann man mit wenigen Produktgruppen starten und auch mit nur einer begrenzten Anwendungstiefe und später das Projekt Schritt für Schritt erweitern. Auf diese Weise stellen sich sehr schnell Erfolge ein, die Entlastung für die Mitarbeiter und Effizienzgewinne bringen und damit die Akzeptanz eines solchen Digitalisierungsprojektes fördern. Damit wird auch der weitere Projektablauf deutlich verbessert.

Gestartet werden kann also schon mit einem relativ kleinen Budget – vor allem im Vergleich zu anderen IT-Projekten wie der Einführung eines neuen ERP-Systems. Und auch insgesamt stellt sich eine Amortisation eines solchen Projektes sehr schnell ein.

Damit wird schnell klar, dass ein Konfigurationsprojekt, das auf einer Standardsoftware basiert, auch für kleine und mittlere Unternehmen hoch attraktiv ist.

Welche Ziele können erreicht werden?

Wichtig für die Einschätzung, ob ein Konfigurator Sie Ihren Zielen näher bringt, ist auch die Frage: Was wollen Sie erreichen?

Sinnvoll ist die Einführung eines Produktkonfigurators dann, wenn Sie die Vertriebsphase effizienter gestalten oder die Arbeitsvorbereitung entlasten möchten. Aber auch die zentrale Speicherung von Produktwissen und die Verbesserung der Kundenbindung sind durchaus Gründe für die Anschaffung einer solchen Software. Natürlich können Sie eine Konfigurationssoftware auch einfach nur einsetzen, um bestimmte Dokumente wie Angebote oder Zeichnungen automatisch erzeugen zu lassen oder um Ihr Variantenprodukt ins Web zu bringen.

Da eine Konfigurationssoftware den gesamten Prozess abdecken kann, sind die Gründe für deren Anschaffung vielfältig. In fast jeder Abteilung finden sich Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen durch ein solches System. Optimalerweise haben Sie dabei aber nicht nur einzelne Punkte und Abteilungen, sondern Ihren gesamten Prozess im Blick. Denn eine gute Software schafft Durchgängigkeit und nicht Insellösungen.