Es wird viel diskutiert über Arbeitsproduktivität – gerade in Zeiten von KI. Wie kann sie gesteigert werden im Gesamtunternehmen? Aber auch: Wie werden Mitarbeiter in die Lage versetzt, produktiv zu arbeiten und bei der Neubesetzung einer Stelle schnell ein produktives Level zu erreichen?
Wer eine Stelle neu zu besetzen hat weiß: Das ist gar nicht so einfach. Selbst in Zeiten, in denen die Wirtschaft nicht mehr boomt, ist der Fachkräftemangel deutlich spürbar. Damit vergeht viel Zeit für die Suche nach geeigneten Personen. Und an einigen Stellen müssen sicher auch Abstriche gemacht werden.
Ist dann endlich die Stelle neu besetzt, folgt das Onboarding, also eine Zeit der Einarbeitung, in der die Produktivität des neuen Mitarbeiters noch sehr eingeschränkt ist. Zahlreiche Beiträge beschäftigen sich mit der optimalen Strukturierung des Onboardings. Meist geht es dabei um Zuständigkeiten, Zeit- und Personalplanung. Die Wissensvermittlung, insbesondere über firmenspezifische Themen und Produkte, erfolgt dann zwar strukturiert, kann aber nicht ersetzt werden.
Mitarbeiter, die schon lange im Unternehmen arbeiten, kennen meist die Produkte in- und auswendig. Wie schafft man es also, deren Wissen schnell und strukturiert an neue Mitarbeiter weiterzugeben?
In vielen Unternehmen sind die Lohnkosten einer der größten Kostenfaktoren überhaupt. Daher sind Zeiten verminderter Produktivität ärgerlich oder gar gefährlich. Für Kunden ebenso wie für das Unternehmen bedeuten nicht (fertig) ausgebildete Mitarbeiter längere Wartezeiten und ggf. Unsicherheiten bezüglich der Zuverlässigkeit der Aussagen. Und für die Mitarbeiter selbst liegt in fehlendem Wissen eine Ursache für eine gewisse Unzufriedenheit und birgt damit die Gefahr, dass Mitarbeiter das Unternehmen schnell wieder verlassen. Das wiederum bedeutet, dass Kosten entstanden sind, die zu nichts geführt haben und der gesamte Prozess der Personalsuche und des Onboardings von wieder vorne startet und so noch mehr Zeit ins Land geht, bis wieder produktiv gearbeitet werden kann.
Mitarbeiter, die nicht produktiv arbeiten (können), stellen somit ein Problem für die Produktivität des Gesamtunternehmens dar. Daher sind auch aus Unternehmenssicht diese Zeiten so gering wie irgend möglich zu halten. Dafür muss die Qualität des Onboardings auf einem hohen Level sein.
Nun stellt sich die Frage: Wie beurteilt man eigentlich die Qualität des Onboardings? Dafür werden häufig zwei Kennzahlen als Indikator herangezogen, die die Zeitspanne ab dem ersten Arbeitstag bis zu einem bestimmten Produktivitätslevel messen und Einfluss auf die Produktivität des Unternehmens besitzen.
Die Time to Productivity misst die Zeitspanne, bis ein neuer Mitarbeiter produktiv arbeiten kann. Dabei wird von der Standard-Leistung als Maß ausgegangen. Im Unterschied dazu ist das Produktivitätslevel bei der Time to Proficiency höher, geht als über das Mindestmaß hinaus.
Die Time to Proficiency misst die Zeitspanne vom Beginn des Arbeitsverhältnisses bis zum Erreichen des optimalen Produktivitätslevels an. In dieser Kennzahl ist das zu erreichende Produktivitätslevel höher als bei der Time to Productivity und geht damit über das Mindestmaß hinaus. Allerdings ist die Beurteilung des optimalen Produktivitätslevels schwieriger, weil individueller.
Beide Kennzahlen hängen maßgeblich davon ab, wie das Onboarding neuer Mitarbeiter abläuft, wie schnell also das nötige Wissen vermittelt werden kann und die Neulinge in die Lage versetzt werden, ihre Arbeit schnell und fehlerfrei zu erledigen.
Auch später wird in vielen Unternehmen die Mitarbeiterproduktivität gemessen. Dafür werden in der Praxis unterschiedliche Kennzahlen genutzt. Sehr häufig werden Arbeitsproduktivität, produktive Arbeitszeit, Durchlaufzeiten und Fehlerquoten herangezogen, wenn die Mitarbeiterproduktivität beurteilt werden soll. Dabei wird die Arbeitsproduktivität als Verhältnis von Output zu Input berechnet, wobei für den Input meist die eingesetzte Zeit herangezogen wird. Mitarbeiter werden umso produktiver angesehen, je höher diese Kennzahl ist. Für die Berechnung der produktiven Arbeitszeit werden von der Gesamtarbeitszeit die Zeiten abgezogen, die für Wartezeiten, Abstimmungen etc., also nicht wertschöpfende Tätigkeiten verloren gehen. Selbstredend ist auch hier ein höherer Wert immer besser als ein niedriger. Hohe Durchlaufzeiten weisen dagegen auf optimierungsbedürftige Prozesse hin. Gleiches gilt für Fehlerquoten – es reicht nicht aus, einfach nur schnell zu sein, wichtig ist auch die Qualität des Ergebnisses, denn jeder Fehler steigert die Kosten und führt damit zu einer sinkenden Produktivität.
Wenn beurteilt werden soll, wann neue Mitarbeiter ein durchschnittliches Produktivitätslevel erreichen, müssen diese Kennzahlen betrachtet werden. Wie lange brauchen die Mitarbeiter für bestimmte Tätigkeiten, welches Aufgabenpensum schaffen sie in einer vorgegebenen Zeit und ist die Fehlerquote in einem akzeptablen Rahmen? All diese Vorgaben müssen für die Bestimmung der Time to Productivity erfüllt sein, denn erst dann kann diese als beendet bewertet werden. Bei der Time to Proficiency ist die Zeitspanne selbstverständlich in der Regel länger.
Es geht also darum, das Onboarding so zu gestalten, dass neue Mitarbeiter möglichst schnell produktiv arbeiten, also zumindest die minimal erwartete bzw. durchschnittliche Produktivität erreichen. Das muss natürlich personell gut vorbereitet sein, damit immer Ansprechpartner verfügbar sind und auch den entsprechenden Freiraum für das Onboarding haben. Aber auch Software-Systeme können dabei massiv unterstützen.
Ein Beispiel für solche Systeme sind Produktkonfiguratoren. In diesen Systemen wird im Regelwerk das Produktwissen zentral gespeichert und darauf aufbauend werden zahlreiche Prozessschritte automatisiert. Damit werden neue Mitarbeiter sehr schnell in die Lage versetzt, produktiv zu arbeiten, da sie nicht alle Details des Produktes kennen müssen. Es reicht ein Produktüberblick und ein Onboarding für das Konfigurationssystem. Durch die Automatisierung der Prozesse werden diese deutlich beschleunigt und Fehler vermieden, beides weitere Dinge, die sich positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken – und das ganz ohne langes Lernen. Auch fallen zahlreiche interne Abstimmungsprozesse weg, da alle Informationen bereits im System enthalten sind, damit steigt auch die produktive Arbeitszeit – und das von Beginn an.
Nicht immer kommt der Weggang von Mitarbeitern geplant, auch Krankheit führt leider sehr häufig zu Ausfällen – lang- wie auch kurzfristig. Dann bleibt für ein koordiniertes Onboarding eines Ersatzes in der Regel keine Zeit, denn es muss nahtlos weitergehen. Auch das ist durch ein Konfigurationssystem schnell möglich.
Zudem ist das System rund um die Uhr und je nach Ausgestaltung überall auf der Welt verfügbar, was zu einer enormen Flexibilität und Unabhängigkeit von verfügbaren Mitarbeitern in der Zentrale führt. Vor allem für international tätige Unternehmen, aber auch für Kunden, die außerhalb der Geschäftszeiten bestellen möchten, ergeben sich daraus enorme Vorteile.
Alle, wirklich alle Mitarbeiter arbeiten mit derselben Wissensbasis, greifen also auf dieselben Daten zu. Somit ist eine Durchgängigkeit der Produktausgestaltung sowie der Dokumentation jederzeit gegeben. Wissenslücken rund um das Produkt gibt es somit nicht mehr. Mehr dazu
Durch die Entlastung von Routinetätigkeiten werden die Aufgaben der Mitarbeiter interessanter und abwechslungsreicher. Damit werden die Stellen für Bewerber attraktiver, was die Wahrscheinlichkeit einer relativ schnellen und hochwertigen Besetzung der ausgeschriebenen Position deutlich erhöht. Mehr dazu
Eines der Hauptargumente für ein solches System ist und bleibt aber natürlich die Prozessoptimierung bzw. -automatisierung, die enorme Effizienzvorteile mit sich bringt. Auf diese Aspekte soll aber an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden. Lesen Sie dazu gerne unsere anderen Beiträge im Blog.
Ein solches Software-System vereinfacht zwar wie oben beschrieben in vielen Bereichen das Onboarding neuer Mitarbeiter, kann es aber nicht komplett ersetzen. Denn natürlich kann es weder die Unternehmenskultur noch Soft Skills vermitteln. Auch unternehmensinterne Abläufe außerhalb des eigentlichen Vertriebs- und Produktionsprozesses können durch die Software nicht vermittelt werden. Für diese Bereiche ist also nach wie vor die Betreuung durch erfahrene Mitarbeiter unumgänglich.
Eines dieser Systeme, bei denen die Produktkonfiguration einen zentralen Baustein bildet, ist auch die Software-Plattform customX. Wichtigster Bestandteil der Software ist dabei das Regelwerk, in dem alle Produktdaten zentral erfasst werden und somit leicht auf dem aktuellen Stand gehalten werden können. Durch die Anbindung an andere Systeme wie ERP und PDM werden Unternehmensprozesse weitgehend automatisiert und laufen damit schnell und fehlerfrei ab. Neue Mitarbeiter benötigen auf diese Weise keine lange Einarbeitungszeit, da sie nicht lange in Unterlagen nach Produktinformationen suchen oder diese erlernen müssen und können schon sehr schnell produktiv – sogar überdurchschnittlich produktiv – arbeiten. Durch Mitarbeiterfluktuation entstehen keine Wissensverluste, alles bleibt zu jeder Zeit erhalten. Die neuen Mitarbeiter können sich auf weitere wichtige Themen konzentrieren und sich auf Dauer in Ihrer Arbeit auf interessante, kreative Aufgaben fokussieren, die die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen.
Wie customX für fast alle Abteilungen im Unternehmen eingesetzt wird, lesen Sie hier.