Excel Stückliste effizient nutzen

Jedes produzierende Unternehmen braucht Stücklisten – diese sind wesentlich für eine reibungslose, fehlerfreie Fertigung. In vielen Fällen werden sie in Excel dargestellt, was zwar Vorteile hat, aber auch einige Nachteile mit sich bringt. Wie also sieht eine belastbare Lösung aus, die sich die Vorteile von Excel zunutze macht?

Grundgedanke: Stückliste

Zunächst ein paar Worte zur Stückliste an sich: Eigentlich ist eine Stückliste eine ganz einfache Auflistung aller für ein Produkt benötigten Teile mit Mengenangaben, Positions- und Artikelnummern. Gebraucht werden Stücklisten vor allem in der Fertigung, aber auch in anderen Bereichen des Unternehmens (Kalkulation, Vorfertigung, Montage etc.). Und klar ist auch, wer über wichtige Informationen zum Aufbau eines Produktes verfügt: das ist natürlich die Konstruktionsabteilung. So weit, so gut. Das klingt alles nicht sehr kompliziert.

Wer aber schon einmal operativ mit dem Thema Stückliste konfrontiert wurde und eine solche aus einem CAD System erzeugen musste, weiß, dass hier der Schein trügt. Denn in der Praxis gibt es eine Menge Stolperfallen rund um die Stücklistenerstellung.

Entscheidung: Excel-Listen

Wer das Wort „Liste“ hört, dem kommt wahrscheinlich als allererstes das Office-Tool Excel in den Sinn. Und tatsächlich ist Excel ein durchaus verbreitetes Tool zur Erstellung von Stücklisten aller Art. Dort werden Daten auf die eine oder andere Weise eingefügt und können übersichtlich dargestellt werden.

Woher kommen die Daten?

Aber in welchem System stecken die Daten, die für die Excel-Stücklisten gebraucht werden? Klarer Fall: ein großer Teil steckt im CAD-System, denn hier wird das Produkt konstruiert und somit sind alle Bauteile bekannt. Allerdings sind im CAD nicht die Artikelnummern hinterlegt – diese wiederum vergibt das ERP-System. Von dort müssen sie in die Stückliste kommen. Das funktioniert entweder durch eine Verknüpfung zwischen CAD und ERP oder – und das ist der häufigste Fall – durch manuelle Eingabe und Speicherung in CAD. Mittlerweise oft genutzt werden auch PDM-Systeme, in denen alle produktspezifischen Informationen zusammenlaufen.

Weitaus schwieriger als die Auflistung der Bauteile erweist sich das Hinzufügen weiterer, für die Montage oder die Verpackung benötigter Materialien. Hierzu gehören beispielsweise Werkzeuge oder Schmiermittel, die dem CAD-System in der Konstruktionsphase nicht bekannt sind.

Der große Vorteil: Excel-Listen kann jeder

Grundsätzlich haben Stücklisten, die in Excel erzeugt werden, den großen Vorteil, dass eigentlich jeder damit umgehen kann und auch die meisten Software-Systeme Excel-Tabellen relativ problemlos erzeugen können. Damit hat man also recht schnell einen Output, der verwendbar ist.

Doch sind Excel-Stücklisten wirklich das Optimum – auch vor dem Hintergrund geringer Kosten?

Das große Problem: Datenpflege

Klar, Excel ist in jedem Unternehmen vorhanden und ein System, das Stücklisten im Excel-Format erzeugen kann, nutzt sicher auch jedes Unternehmen. Trotzdem ist die Nutzung von Excel für Stücklisten nicht optimal.

Jedem muss bewusst sein, dass beispielsweise im CAD zusätzliche Daten eingepflegt werden müssen. Und mit einmal Einpflegen ist es nicht getan. Die Daten müssen immer aktuell gehalten werden. Dafür müssen verschiedene Systeme angezapft und beobachtet werden, damit keine Änderungen vergessen werden. Das ist am Anfang ein noch überschaubarer Aufwand. Aber spätestens, wenn nach zwei bis drei Jahren zahlreiche Varianten konstruiert wurden, wird das Ganze vollkommen unübersichtlich und die Datenpflege damit quasi unmöglich.

Hierüber sollte sich jeder im Klaren sein, der sich für Stücklisten mit Excel aus CAD entscheidet.

Manuelle Nacharbeit

Vom Ablauf her sollte man einen weiteren Aspekt nicht unterschätzen: Konstrukteure verfügen in der Regel nicht über das notwendige Wissen, wie die Fertigung im Detail abläuft. Trotzdem sollen sie nun eine Stückliste generieren, die in der Produktion verwendet werden kann. Und nicht nur für die Konstrukteure sind Fertigungsstücklisten Neuland – auch das CAD System denkt ganz anders. Standardmäßig können dort nur konstruktive Stücklisten erzeugt werden, die dann manuell nachbearbeitet werden müssen. Es gilt also einen Weg zu finden, wie Fertigungsstücklisten automatisch erzeugt werden können, ohne den Datenpflegeaufwand unüberschaubar zu machen und ohne manuelle Nacharbeit. 

Leider ist das Ergebnis auch optisch nicht immer überzeugend. Weitere manuelle Bearbeitung ist nötig, um die Listen übersichtlich und gemäß dem Corporate Design zu gestalten.

Excel-Stücklisten erstellen - auf Knopfdruck

Es gibt natürlich zahlreiche Varianten für die Erzeugung von Stücklisten. Welche davon zu Ihrem Unternehmen passt, hängt in erster Linie von der bestehenden IT-Infrastruktur ab. Diese wiederum wird erfahrungsgemäß durch die Unternehmensgröße stark beeinflusst.

Während größere Unternehmen ganz selbstverständlich mit einem ERP-System arbeiten, ist dieses in kleinen Betrieben häufig entweder gar nicht oder nur rudimentär vorhanden.

In beiden Fällen kann customX einen wichtigen Beitrag für die einfache und automatische Erzeugung aller Stücklisten-Arten leisten. Wenn Sie sich im Excel-Format wohlfühlen, dann entstehen am Ende Excel-Stücklisten nach Ihren Vorgaben und in Ihrem individuellen Design ganz ohne manuelles Eingreifen.

Ist kein ERP vorhanden, übernimmt customX dabei führend die Aufgaben der Stücklistenerzeugung und ist zentraler Speicher des gesamten Produktwissens. Ist bereits ein ERP-System vorhanden, wird customX einfach als „Vermittler“ zwischen ERP und CAD eingesetzt. Auch dann kann die Funktionalität von customX zur Stücklistenerzeugung genutzt werden, üblicherweise werden Stücklisten dann aber im ERP erzeugt, das die entsprechenden Daten vom CAD über customX erhält. customX übernimmt Aufgaben im Hintergrund, die mit anderen Systemen nicht optimal gelingen, ohne dass eine Umgewöhnung an ein neues System notwendig ist.

Keine Angst vor neuer Software

Natürlich bedeutet die Einführung einer neuen Software immer auch eine Umstellung und ist mit einem gewissen Implementierungsaufwand verbunden. Aber ohne neue Technologie wird es keinen Fortschritt geben. Schließlich haben wir uns beispielsweise auch sehr schnell daran gewöhnt, Briefe mit dem Computer zu schreiben und Zeichnungen mit CAD, statt mit der Hand zu erzeugen. Heute kann sich das keiner mehr anders vorstellen, weil es eine enorme Erleichterung bringt und die Prozesse deutlich beschleunigt. Also sollten wir uns auch nicht scheuen, die Entwicklung voranzutreiben und Lösungen für die automatische Stücklistenerzeugung einzuführen. Ein solches Tool ist customX – aber natürlich ist bei der Stücklistenerzeugung nicht Schluss. Viele weitere Automatisierungsprozesse werden damit vorangetrieben – wenn Sie es möchten. customX übernimmt genau die Aufgaben, für die Sie es vorsehen von der Konfiguration über die Variantenkonstruktion und Stücklistenerzeugung bis hin zur Erzeugung maßstäblicher Fertigungszeichnungen.

Nur, wenn Stücklisten vollkommen automatisch erzeugt werden, ist auch ein großer Schritt in Richtung Design Automation getan.