CPQ – heiß diskutiert, hoch gehandelt – und doch kein Problemlöser!

Über viele Jahre wurde die Automatisierung der Produktion als wesentlicher Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens angesehen. Doch das alleine reicht nicht aus. Auch vorgelagerte Prozesse sind Kostentreiber und sollten genau unter die Lupe genommen werden. Auf dem Markt existieren zahlreiche Softwarelösungen – doch welche eignet sich am besten?

Trend: Individualisierung

In den letzten Jahren kann man einen klaren Trend sehr einfach erkennen: es wird immer mehr Individualisierung erwartet. Kunden wollen keine Produkte mehr von der Stange kaufen, sondern genau das Produkt, das zu ihrer Situation und ihrem Problem passt. Dabei ist es egal, ob wir von B2B oder B2C sprechen – der Trend ist allgegenwärtig. Von den Lieferanten erwarten die Kunden hohe Flexibilität, gleichzeitig aber niedrige Preise und kurze Lieferzeiten. Wie also soll ein Unternehmen in kürzester Zeit individuell angepasste Produkte liefern, wenn schon das Angebot erst nach erfolgter Variantenkonstruktion erstellt werden kann? Wie können Kundenanforderungen korrekt und einfach erfasst werden? Und wie kann die sich aus der Individualisierung ergebende steigende Komplexität effizient gemanagt werden? Könnte CPQ die Lösung aller Probleme sein?

Kundenwünsche effektiv erfassen

Für Unternehmen, die individualisierte Produkte anbieten, ist es von zentraler Bedeutung, die Kundenwünsche und -bedürfnisse, die meist als Funktionen beschrieben werden, korrekt zu erfassen und in Produktmerkmale zu übersetzen, so dass am Ende genau das Produkt entsteht, das der Kunde braucht, auch wenn er es ganz anders beschrieben hat.

Natürlich können die Anforderungen über Word- oder Excel-Dokumente intern erfasst werden, was sehr zeitaufwendig und auch fehleranfällig ist. Einfacher ist der Erfassung über Formulare oder direkt in einer Softwarelösung.

Ganz hoch im Kurs stehen momentan CPQ-Systeme, die für viele so etwas wie das Allheilmittel zu sein scheinen. Und für die Erfassung der Kundenwünsche sind sie sicher auch optimal

CPQ – was ist das?

CPQ steht für “Configure, Price, Quote” und ist eine Software-Lösung für die Erstellung und Übermittlung von Angeboten individualisierter Produkte an den Kunden. Dabei können Kunden oder Vertriebsmitarbeiter die Anforderungen direkt in der Oberfläche des Systems eingeben und sehen sofort das konfigurierte, individuelle Produkt. Das System berechnet einen Preis und erstellt ein Angebot für den Kunden.

Typische Beispiele für CPQ-Systeme sind die Konfiguratoren der Automobilindustrie, in denen sich jeder im Web sein Auto zusammenstellen kann und dafür auch einen Preis erhält. Aber natürlich existieren zahlreiche weitere Anwendungsfälle für CPQ, auch im B2B Bereich.

Das leistet CPQ

Der größte Vorteil der CPQ-Systeme liegt auf der Hand: Schnelligkeit. Durch Automatisierung und Verschlankung des Angebotsprozesses wird Zeit eingespart, indem Rückfragen und manuelle Tätigkeiten entfallen.

CPQ Systeme sind in der Regel sehr ansprechend gestaltet und damit geeignet, das Kauferlebnis positiv zu beeinflussen. Der Kunde kann selbst verschiedene Varianten ausprobieren und sich sein individuelles Produkt anschauen und aussuchen. Unterstützung durch Vertrieb oder technische Abteilungen ist dabei in der Regel nicht notwendig.

Grenzen von CPQ

Leider endet die Prozessautomatisierung durch CPQ Systeme beim Q, also beim Angebot. Ist das Angebot erstellt und der Kunde entscheidet sich für ein konfiguriertes Produkt, müssen diese Daten in andere Systeme übertragen werden, was – wie alle Medienbrüche – nicht nur zeitaufwendig, sondern auch enorm fehleranfällig ist. Zwar wird der – zugegebenermaßen sehr aufwändige – Angebotsprozess automatisiert, von einer wirklichen Prozessautomatisierung ist man mit einem reinen CPQ System aber meilenweit entfernt.

Durch die meist fehlende Anbindung zu anderen Systemen wie CAD und ERP und der damit zum Angebotszeitpunkt nicht vorhandenen Variantenkonstruktion basieren die angebotenen Preise in der Regel nur auf Schätzungen. Exakte Kosten liegen nicht zugrunde, sodass die Preisbildung häufig nachteilig entweder für den Kunden oder das Unternehmen ist.

Für echte Verbesserungen des Unternehmensprozesses braucht es also mehr als nur ein hübsches Tool, in dem der Kunde ein wenig rumspielen kann, auch wenn dies natürlich in einem automatisierten Prozess der erste Schritt sein muss.

Warum durchgängige Prozesse so wichtig sind

Nur, wenn wirklich alle Prozessschritte abgedeckt sind, gelingt eine vollständige Automatisierung und wirkliche Entlastung der häufig überarbeiteten Mitarbeiter. Und das gelingt eben nur mit einer Softwarelösung, die den gesamten Prozess abdeckt, da jeder Medienbruch, also jeder Punkt, an dem Daten irgendwie in ein anderes System übertragen werden müssen, eine enorme Fehlerquelle und zeitliche Belastung darstellt.

Und: Fehler sind teuer und die Arbeitszeit der Mitarbeiter insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels unglaublich wertvoll.

Was tun gegen den Fachkräftemangel?

Fehlerkosten massiv senken

Was hilft es dem Monteur, wenn der Kunde ein schönes Angebot erhalten hat und wie soll die Produktion anhand von Kundenzeichnungen oder unbemaßten Modellen fehlerfrei arbeiten?

Und so muss die Automatisierung auch auf alle anderen Abteilungen ausgedehnt werden. Natürlich kennen wir alle die typischen Argumente der einzelnen Abteilungen, dass sie spezielle Software benötigen. Keiner möchte sich gerne umgewöhnen. Muss auch niemand. Natürlich braucht die Konstruktion ein CAD und die Produktion wird häufig nicht ohne eine CAM Anwendung auskommen. Das bedeutet aber nicht, dass die Daten immer wieder neu erfasst werden müssen. Eine clevere Softwarelösung baut Brücken – sie bindet alle anderen Systeme, sogar individuelle Berechnungsprogramme, ein und tauscht automatisiert Daten aus, wobei alle Daten zentral an einem – und nur einem – Ort abgelegt sind.

Zentrale Rolle des Engineering

Das Engineering ist in Unternehmen, die individualisierte Produkte anbieten – wenn es nicht gerade nur um die Bedruckung von Werbemitteln geht – von zentraler Bedeutung. Denn auf den Daten, die in der Konstruktion erzeugt werden, bauen in einem produktzentrierten Unternehmen alle weiteren Unterlagen und auch Arbeitsschritte auf. Und nicht nur das: Auch die vorgelagerten Prozessschritte hängen stark von dem ab, was in der Konstruktion passiert.

Für genaue Kostenberechnung braucht man exakte Daten, für die korrekte Montage und Inbetriebnahme einer Maschine ebenso, Arbeitspläne können nur erstellt werden, wenn bekannt ist, was zu tun ist, der Einkauf muss wissen, was genau benötigt wird und die Produktion kann ohne gute Fertigungsunterlagen sowieso nicht arbeiten.

Leider ist das Engineering nun aber von dem allgemein herrschenden Fachkräftemangel in besonderer Weise betroffen. Somit werden in vielen Unternehmen die Leute knapp, die konstruktive Aufgaben übernehmen können. Diese dann noch mit repetitiven, teils stupiden sich wiederholenden Aufgaben zu binden, kann zwar für den Moment gutgehen, nicht aber in der Zukunft.

Für die dauerhafte Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist es wesentlich, dass Konstrukteure das tun, was ihre Kernkompetenz ist: Konstruieren. Der Markt entwickelt sich stetig weiter, ebenso die gesetzlichen Anforderungen an Produkte – ein Stillstand im Engineering ist daher für jedes Unternehmen brandgefährlich!

Und dafür wiederum ist es wichtig, auch die Variantenkonstruktion zu automatisieren, was mit einem CPQ System auf keinen Fall gelingt.

Welche Alternativen gibt es?

Auf dem Markt finden Sie zahlreiche Softwareanbieter, die bei der Individualisierung und Automatisierung unterstützen, und fast ebenso viele Bezeichnungen für deren Software: das kann CPQE (Configure, Price, Quote, Engineer) genauso sein wie ETO (Engineer to Order) oder CTO (Configure to Order). Auch BTO (Build to Order) und ATO (Assemble to Order) sind im Umlauf.

Aber egal, wie das Kind nachher heißt, eines ist besonders wichtig: Achten Sie immer darauf, dass die von Ihnen ausgewählte Softwarelösung den gesamten Prozess abdeckt und damit einen durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche ermöglicht. Leider ist dies bei zahlreichen Lösungen nicht der Fall. Erst wenn alle Abteilung einbezogen sind und auf dieselben digitalen Daten zugreifen, kann echte Prozessoptimierung gelingen.

Auch ist nicht jedes der oben genannten Angebote für jedes Produkt geeignet. Für die Entscheidung sollten Sie also genau überlegen, was Sie von der Software erwarten und welche Anforderungen sie in Bezug auf Ihr Produkt erfüllen muss. Reicht ein einfacher Zusammenbau einzelner Teile oder steckt doch mehr konstruktiver Aufwand in Ihren Produktvarianten?