Wie Digitalisierung in KMU gelingt

KMU haben es nicht immer leicht, mit den Großen mitzuhalten – aber müssen Sie das? Sollten Sie sich nicht besser auf ihre eigenen Stärken konzentrieren? Digitalisierung muss aber sein.

Was versteht man unter KMU?

Unter dem Begriff KMU – also Kleine und Mittlere Unternehmen – werden nach der Definition der EU alle Unternehmen zusammengefasst, die bis zu 250 Mitarbeiter beschäftigen und einen Umsatz von bis zu 50 Mio. Euro pro Jahr oder eine Bilanzsumme von maximal 43 Mio. Euro ausweisen.

Das IfM Bonn (Institut für Mittelstandsforschung) bemängelt allerdings, dass die Definition den deutschen Gegebenheiten nicht ganz Rechnung trägt und setzt die Grenzen etwas anders. Mittlere Unternehmen haben dort bis 499 Beschäftigte und erwirtschaften einen Umsatz bis zu 50 Mio. Euro Umsatz.

Ein weiteres bedeutendes Merkmal ist die Konzernunabhängigkeit der Unternehmen.

Wie wichtig die KMU für die deutsche Wirtschaft sind, wird aus einigen Zahlen sehr deutlich. 2020 zählte das IfM etwa 3,35 Mio. Unternehmen mit insgesamt ca. 19 Mio. Beschäftigten dazu. Das sind 99,3 % der Unternehmen und 54,5 % der abhängig Beschäftigten. Zusammen erwirtschafteten sie 33,7 % aller steuerbaren Umsätze.

Um den Gegebenheiten in Deutschland noch näher zu kommen, wird häufig auch der Begriff „Mittelstand“ verwendet, der sich aber statistisch nicht so gut darstellen lässt. KMU und Mittelstand sind keine Synonyme, allerdings werden häufig die Zahlen der KMU herangezogen, um die Bedeutung des Mittelstands in Deutschland annähernd darzustellen.

Und darüber sind sich nun wirklich alle einig: der Mittelstand ist Herz und Motor der deutschen Wirtschaft. Daher gilt ihm ein besonderes Augenmerk.

Das IfM definiert den Mittelstand nicht über die Größe, kennzeichnend ist vielmehr die Einheit von Eigentum und Leitung, die sich zeigt, indem

• der Unternehmer einen maßgeblichen persönlichen Einfluss ausübt,
• das unternehmerische Risiko trägt und
• das Unternehmen seine persönliche Erwerbs- und Existenzgrundlage sichert.

Dieser Beitrag ist geschrieben für die KMU, gleichzeitig aber für den deutschen Mittelstand genauso übertragbar und daher geeignet. Wir werden im weiteren Verlauf von KMU sprechen, könnten aber genauso gut auch Mittelstand verwenden.

Was sind die Besonderheiten?

Was aber – außer den oben beschriebenen Merkmalen – macht die KMU so besonders? Was ist vor allem anders als bei den Großen?

Zunächst einmal wird in der Regel das Budget geringer ausfallen. Insbesondere im Marketingbereich sind meist reine Imagekampagnen undenkbar, weshalb man sich auf die Stärken fokussieren muss. Im Ergebnis richtet sich das Marketing mehr auf Produktwerbung und Maßnahmen, die einen direkten Einfluss auf den Umsatz haben. Einzige Ausnahme bilden hier meist durch lokale Bindungen beeinflusste Sponsoringmaßnahmen für Vereine und Organisationen. Auch für externe Dienstleister und Berater aller Bereiche steht weniger Geld zur Verfügung.

Spezialisten in den Bereichen Marketing und IT sind weniger zu finden in den KMU – viele Entscheidungen werden hier durch das Management oder den Eigentümer getroffen und dann von Mitarbeitern umgesetzt, die gerade in den oben genannten Bereichen nicht primär tätig sind.

Die flacheren Hierarchien und direkten Beziehungen der Mitarbeiter und des Managements führen zu kurzen Entscheidungswegen und damit der Möglichkeit, deutlich schnellere Entscheidungen treffen zu können. Die Prozesse sind insgesamt weniger komplex und damit leichter zu analysieren und anzupassen. Eben diese flachen Hierarchien führen aber auch dazu, dass jeder Einzelne mehr Verantwortung bekommt und übernimmt.

Eine besondere Stärke der KMU liegt im direkten und persönlichen Kontakt zum Kunden. Dadurch entwickeln sie häufig ein gutes Gefühl für die Kundenbedürfnisse und erfüllen gleichzeitig den Wunsch nach persönlicher Betreuung; es entsteht meist ein ganz besonderes Vertrauensverhältnis.

Ein weiteres Phänomen in den KMU: Viele Mitarbeiter verfügen über ein sehr gutes Produkt-Know-how, da sie sich häufig und intensiv mit dem Produkt beschäftigen (müssen).

Welche besonderen Herausforderungen ergeben sich daraus?

Wie soll man sich im Web mit den geringen Ressourcen so präsentieren, dass man gefunden wird und der Auftritt als attraktiv empfunden wird? Dafür gilt es eine optimale Lösung zu finden, die nicht mit hohen Kosten verbunden ist, denn dies ist ein wesentlicher Aspekt für viele Unternehmer.

Durch die Konzentration der Entscheidungen in der Spitze des Unternehmens entsteht eine sehr starke Personenabhängigkeit. Entscheidungen werden relativ häufig weniger nach objektiven Kriterien gefällt sondern von persönlichen Vorlieben oder Abneigungen geprägt, was nicht immer das Optimum für das Unternehmen bedeutet. Gleichzeitig wird die Last nicht auf mehrere Schultern verteilt, was schnell zu Überlastung führen kann und bei einem Ausfall ggf. sogar das Unternehmen lähmen kann.

Was auf den ersten Blick wie ein riesiger Vorteil wirkt, wird im Falle der Mitarbeiterfluktuation schnell problematisch: Wenn Mitarbeiter, die über ein großes Produkt-Know-how verfügen, das Unternehmen verlassen oder langfristig ausfallen (und dafür gibt es ja zahlreiche, oft nicht planbare Gründe), steht auch ihr Wissen dem Unternehmen dauerhaft oder zumindest langfristig nicht zur Verfügung. Andere Mitarbeiter müssen sich dieses Wissen nun mühsam zusammensuchen, was Zeit und Arbeitskraft kostet, die an anderer Stelle sicher fehlen. Und nicht immer ist das Wissen überhaupt irgendwo zu finden. Mitarbeiterfluktuation tut also den KMU besonders weh, ist aber heute eher ein normales Phänomen, weil Arbeitnehmer viel mehr zu einem Stellenwechsel bereit sind als noch vor einigen Jahren.

Welche Chancen sollten unbedingt genutzt werden?

Aber natürlich liegen in den Besonderheiten der KMU auch besondere Chancen.

Durch die kurzen Entscheidungswege und weniger komplexen Prozesse erreichen die KMU ein enormes Maß an Flexibilität, das ihre Kunden zu schätzen wissen und mit dem die meisten Großunternehmen nicht mithalten können. Kombiniert mit der deutlich größeren Kundennähe und dem besonderen Vertrauensverhältnis ergeben sich ungeahnte Wettbewerbsvorteile.

KMU sind nicht selten Experten in der Nische, die Großunternehmen nicht abdecken können oder wollen. Es steht weniger die Massenproduktion als viel mehr die Individualität im Vordergrund. Damit erreichen die Unternehmen ein Alleinstellungsmerkmal und können höhere Deckungsbeiträge erwirtschaften.

Digitalisierung in KMU

Warum ist Digitalisierung gerade bei KMU so wichtig?

Der Trend geht eindeutig hin zu mehr Individualität der Produkte – viele Kunden wollen nicht mehr einfach von der Stange kaufen, was ja genau den Stärken der KMU entspricht. Allerdings sind sie auch immer weniger bereit, einen besonders hohen Preis dafür zu zahlen. Die Unternehmen müssen sich also unbedingt Gedanken über weitere Schritte in der Digitalisierung machen, um die Effizienz der Prozesse weiter zu verbessern.

Gerade der Fachkräftemangel trifft die KMU besonders hart, weil sie eben häufig weniger bekannt sind und damit von potenziellen Bewerbern weniger wahrgenommen werden. Und fällt ein Mitarbeiter weg, wiegt das schwerer als in einem Großunternehmen. Digitalisierung entlastet Arbeitnehmer und schafft Freiräume für die wichtigen Tätigkeiten. Auch empfinden Arbeitnehmer digital gut aufgestellt Unternehmen als attraktiver und werden diese bei ihren Bewerbungen bevorzugen.

Mit der Digitalisierung des Produkt-Know-how, kann man auch der Mitarbeiterfluktuation etwas gelassener entgegen sehen, weil der Kern des Unternehmens auf jeden Fall komplett vorhanden bleibt: das Produkt mit all seinen Eigenschaften und Besonderheiten.

Stand der Digitalisierung in deutschen KMU

Im Vergleich zu den Großunternehmen hinken die KMU in ihrer Digitalisierung deutlich hinterher. Positiv ist, dass sie sich dessen bewusst sind und versuchen es anzupacken. (360-Grad-Überblick über den Digitalisierungsstand in KMU) Das ist allerdings nicht immer ganz so einfach, was unterschiedliche Ursachen hat. An erster Stelle stehen dabei ein zu geringes Budget und Zeitmangel, gefolgt von Unsicherheiten in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz sowie mangelndes Know-how (Ionos: KMU-Digitalisierung: Kosten und Zeitmangel sind größte Hürden).

Für 2022 hat die Bundesnetzagentur  konkrete Werte in Form eines Digitalisierungsindex für die unterschiedlichen Unternehmensgrößen ermittelt, der sich aus 37 Einzelindikatoren zusammensetzt. Im Durchschnitt erreichen deutsche Unternehmen einen Index von 106, wobei kleine Unternehmen nur 95, mittlere 124 und große 202 erreichen. Die Unterschiede sind also signifikant.

Mit der Digitalisierung wollen KMU vor allem die Präsenz und die Auffindbarkeit ihrer Firmen im Internet verbessern (81 % der Befragten). Eng damit verbunden ist ein attraktiver Auftritt im Web, der den Kunden eine positive UX bietet und gleichzeitig für eine Umsatzsteigerung sorgt. Folglich ist der Webauftritt auch der größte Budget-Posten im Bereich der Digitalisierung. (Ionos-Studie, s.o.)

Auffallend ist aber, dass ein Viertel aller Unternehmen überhaupt keine Investitionen in die Digitalisierung plant. Diese müssen aufpassen, dass sie nicht abgehängt werden. (Ionos-Studie, s.o.)

KI ist in vielen Unternehmen ein großes Thema, allerdings sind insbesondere die KMU in diesem Bereich noch sehr zurückhaltend, auch wenn sie sich größtenteils schon einmal damit beschäftigt haben.

Digitalisierung ohne eigene IT Abteilung – wie funktioniert das?

Geringes Budget, fehlende Spezialisten – wie soll da Digitalisierung funktionieren? Zugegebenermaßen ist das nicht ganz einfach. Wichtig ist daher eine durchdachte Digitalisierungsstrategie, die mit wenigen Maßnahmen viel erreichen kann und mit der Zeit weiter ausgebaut wird. Niemand sollte sich verleiten lassen, mit einer Insellösung zu beginnen, die dann durch weitere Insellösungen ergänzt und irgendwann vollkommen unübersichtlich und fehleranfällig wird.

Kurz und gut: ohne Budget funktioniert Digitalisierung natürlich nicht – aber ohne Digitalisierung funktioniert heutzutage auch kein Unternehmen mehr.

Suchen Sie sich also einen Software-Anbieter, der Sie bei der Einführung unterstützt, ihnen im Zweifel viel Arbeit abnimmt und mit einer kleinen Anwendung beginnt, diese aber immer weiter auf den gesamten Prozess ausdehnen kann. So können Sie mit einem kleinen Budget beginnen, ohne Insellösungen zu schaffen. Die Fachkenntnisse im IT-Bereich liefert der Dienstleister, Sie liefern alle Kenntnisse rund um ihr Produkt – zusammen bauen Sie unter Anleitung und mit Unterstützung des Dienstleisters Ihr System auf.

Die customX Lösung

Genauso funktioniert das mit customX – Sie starten (wenn sie wollen) klein, können mit dieser Software-Plattform aber den gesamten Prozess abdecken und durchgängig ohne Medienbrüche (Link) gestalten. Das gesamte Know-how rund um Ihr Produkt wird systematisch im System erfasst – und zwar direkt von denen, die darüber verfügen, Programmierkenntnisse sind absolut nicht notwendig. Auf dieses zentrale Wissen greifen alle am Prozess Beteiligten zu – die Zugriffsberechtigungen sind dabei variabel und steuerbar.

Als KMU möchten Sie Ihren Web-Auftritt interessant gestalten – bringen Sie also direkt die Konfiguration Ihrer Variantenprodukte auf Ihre Website. Einfacher geht es nicht, denn customX wird einfach über den Browser bedient ohne Spezialsoftware und kann ebenso einfach in einem Shop oder einer bestehenden Website integriert werden.

customX sieht sich als Spezialist für mittelständische Unternehmen, die den Wert einer durchgängigen Digitalisierung erkannt haben, ihren Prozess optimieren möchten, für die Engineering Automation und Webkonfiguration nicht einfach nur Worthülsen sind und die dem Fachkräftemangel ein Schnippchen schlagen wollen.