Tipps zur Einführung einer Produktkonfigurator Software

Die Einführung einer Produktkonfigurator Software will gut vorbereitet sein. Bevor man sich tatsächlich für eine Software entscheidet, sollten einige grundlegende Dinge geklärt werden, damit sich am Ende auch der gewünschte Erfolg einstellt. Wir erläutern in diesem Beitrag, worauf Sie achten müssen und welche Möglichkeiten es gibt.

Was ist eine Produktkonfigurator Software?

Eine Produktkonfigurator Software ermöglicht das Erstellen eines Produktkonfigurators  für interne und / oder externe Nutzer, die damit eine optimale, individuelle Lösung für ihre Anforderungen finden können. Am Ende des Konfigurationsprozesses entsteht eine individuelle Produktvariante.

Dabei unterscheiden sich die Produktkonfiguratoren insbesondere hinsichtlich ihrer Vorgehensweise zum Teil sehr deutlich voneinander. Daher sollten Sie sich vor der Entscheidung für ein Software-Produkt genau informieren und die Einführung genau planen.

Warum wird eine Produktkonfigurator Software eingeführt?

Wenn Sie ein Produkt in vielen Varianten anbieten, ist Ihnen bewusst, wie individuell die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden sind. Und durch die zunehmende Digitalisierung erwarten die Kunden, dass ihr Wunschprodukt schnell und einfach erstellt werden kann ohne langwierigen Verkaufsprozess mit zahlreichen Rückfragen. Die Beratung (wenn überhaupt gewollt) muss kompetent sein und nur im Ausnahmefall auf internes Fachwissen aus technischen Abteilungen zurückgreifen müssen. Gleichzeitig wird auch ein Preis erwartet, der nur geringfügig über dem eines gleichwertigen Standard- oder Massenproduktes liegt.

Für Sie als Unternehmen bietet die Beschleunigung des Vertriebsprozesses, die sich durch die Nutzung eines Produktkonfigurators ergibt, ebenfalls zahlreiche Zeit- und Kostenvorteile. Durch die genaue Kenntnis der Kundenwünsche und deren exakte Definition schon in der ganz frühen Prozessphase vermeiden Sie zudem Fehlproduktionen  am Markt vorbei und damit neben unnötigen Kosten auch Imageverluste.

Häufig geht der Wunsch nach der Einführung einer Produktkonfigurator Software aber auch von der Konstruktion aus, die sich in Zeiten steigender Anforderungen an Dokumente, zunehmender Variantenvielfalt und abnehmender Verfügbarkeit von Fachkräften eine deutliche Entlastung erhofft.

Die Top 10 Vorteile eines Produktkonfigurators

Wie findet man eine geeignete Produktkonfigurator Software?

Welche Software für Sie geeignet ist, hängt maßgeblich von Ihrem Produkt und Ihren Vorstellungen für deren Verwendung ab. Diese beiden Punkte müssen Sie unbedingt vorab klären, bevor Sie sich auf die Suche nach einer geeigneten Lösung begeben.

Dann haben Sie zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Lösung zu finden. Zunächst einmal sollten Sie Ihren Software-Dienstleister ansprechen, ob er eine passende Lösung liefern kann. Achten Sie dabei aber darauf, dass dieser Dienstleister auch über das entsprechende Know-how in diesem Bereich verfügt. Im Web finden sich zudem zahlreiche Übersichtsseiten (Beispiel), auf denen verschiedene Anbieter gelistet sind – hier können Sie sich sehr leicht und schnell einen ersten Überblick verschaffen und eine Vorauswahl treffen.

Auch spezielle Berater beschäftigen sich intensiv mit allen Themen rund um das Variantenmanagement. Allerdings neigen viele dieser Berater dazu, das Thema etwas anders anzugehen und Ihnen zu einer Reduktion der möglichen Varianten zu raten. Wenn Sie jedoch eine Produktkonfigurator Software einführen möchten, ist genau das NICHT Ihr Weg. Sondern Sie möchten ja bewusst individuelle Wünsche bedienen.

Was wollen Sie erreichen?

Stellen Sie sich zunächst die Frage, was Sie mit dem Konfigurator erreichen möchten. Möchten Sie nur den Vertrieb entlasten bzw. den Vertriebsprozess beschleunigen? Dann suchen Sie sicher eine Produktkonfigurator Software, die vor allem Kunden begeistert, weil sie schick aussieht sowie schnell und einfach zu bedienen ist. Klassische CPQ-Systeme (Configure, Price, Quote) erfüllen diese Anforderungen in der Regel recht gut. Doch auch wenn Sie momentan nur mit dem Angebotsprozess starten möchten, sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass es weitere Prozesse gibt, die besser mit dem gleichen System arbeiten, statt neue Insellösungen zu schaffen. Wählen Sie also besser ein System, das sich einfach ausweiten lässt.

Oder möchten Sie auch nachgelagerte Prozesse automatisieren? Dazu gehören dann beispielsweise die Konstruktion und die Arbeitsvorbereitung. Dann müssen Sie unbedingt ein System auswählen, das auch für die anderen Abteilungen bzw. Prozesse eine Nutzung oder Automatisierung ermöglicht. Reine CPQ-Systeme sind dann nicht mehr geeignet, da sie in der Regel nur auf den Angebotsprozess fokussiert sind und andere Prozesse – wenn überhaupt – nur rudimentär betrachten.

Eine weitere Entscheidung, die für die Wahl Ihrer Produktkonfigurator Software wesentlich ist, ist die Art der Präsentation: Möchten Sie also Ihren Konfigurator in Ihre Website und / oder Ihren Shop einbinden oder soll der Vertriebler diesen nur auf seinem Rechner bedienen können? Insbesondere die Einbindung auf der Website bzw. im Shop stellt häufig ein Problem dar, vor allem, wenn nachgelagerte Abteilungen eingebunden sind. Für CPQ-Systeme ist die Einbindung auf der Website dagegen meist Standard. Allerdings gibt es im Shop häufig Schwierigkeiten, da CPQ-Systeme in der Regel keine exakten Preise berechnen können (mehr zu CPQ-Systemen).

Wie ist Ihr Produkt aufgebaut?

Machen Sie sich insbesondere Gedanken darüber, wie die Varianz Ihrer Produkte zustande kommt.

Geht es nur um eine Zusammenstellung unterschiedlicher Bauteile? In diesem Fall werden an die Produktkonfigurator Software wesentlich geringere Anforderungen gestellt als in allen anderen Fällen, vor allem dann, wenn es sich um fest definierte Teile handelt, die zu verschiedenen Varianten zusammengestellt werden sollen. Ähnlich verhält es sich, wenn fertige Produkte individuell verändert werden, wie beispielsweise bei der Bedruckung von T-Shirts.

Oder variieren Ihre Produkte auch in den Abmessungen, Positionierungen von Bauteilen oder Anbringung von Löchern oder Befestigungen etc. Dadurch ergeben sich ganz andere Herausforderungen durch Abhängigkeiten in der Gestaltung. Wenn sich beispielsweise die Größe eines Tores ändert, braucht es oft auch eine angepasste Führungsschiene und einen entsprechend ausgelegten Antrieb (Ein Beispiel dazu). Oder wenn in einer Förderanlage ein weiteres Modul hinzugefügt wird, muss auch eine passende Anbindung an das vorherige Modul berechnet und hinzugefügt werden.

Schwierig wird es, wenn Sie echte Sonderkonstruktionen herstellen. Doch Vorsicht: der Begriff Sonderkonstruktion wird meist sehr schnell in den Mund genommen, auch wenn es sich im eigentlichen Sinn um eine Variantenkonstruktion handelt, die durchaus gewissen Regeln folgt. Wenn Sie der Meinung sind, dass es sich bei Ihren Produkten um Sonderkonstruktionen handelt, prüfen Sie bitte genau, ob es nicht doch Regeln gibt, die die Varianz beschreiben können. Produktkonfiguratoren können oft mehr als Sie denken!

Um eben diese Regeln und Abhängigkeiten genau zu kennen und zu beschreiben, ist es absolut notwendig, Ihr Produkt systematisch zu erfassen. Nur so lässt es sich in einer Produktkonfigurator Software umsetzen. Optimalerweise bietet Ihr Anbieter der Produktkonfigurator Software entsprechende Beratung und Workshops an.

Wer soll den Konfigurator nutzen?

Wichtig für die Entscheidung für eine bestimmte Software ist auch, wer am Ende den Produktkonfigurator nutzen soll.

Kunden und Vertriebsmitarbeiter sind oft nicht in der Tiefe technisch geschult und benötigen eine entsprechend einfach zu bedienende Oberfläche. Vor allem benötigen Sie aber einen unkomplizierten Zugang zu dieser. Für Kunden kommt dabei nur ein Zugang über das Web in Frage.

Sollen nur technische Mitarbeiter der Konfigurator nutzen, wird sicher wesentlich weniger Wert auf das äußerliche Design gelegt. Hier geht es dann vor allem um umfassende Funktionalität im konstruktiven Bereich.

Die optimale Software kombiniert beides: die einfach zu bedienende, schicke Oberfläche für den Kunden mit den umfassenden Möglichkeiten im technischen Bereich. Nur so werden Insellösungen vermieden, weil auch eine für nur einen Bereich eingeführte Software jederzeit erweitert werden kann.

Wer ist für die Umsetzung der Produktkonfigurator Software zuständig?

Eine weitere Entscheidung, die getroffen werden muss, lautet: Wer setzt den Produktkonfigurator am Ende um? Wer erfasst Regeln und Abhängigkeiten im Regelwerk?

Hier bestehen grundsätzlich zwei extreme Möglichkeiten und viele Ausprägungen dazwischen: Sie können selbst das Regelwerk erstellen oder Ihr Software-Anbieter und damit ein externer Dienstleister übernimmt dies für Sie. Ebenso verhält es sich mit der späteren Pflege der Software und insbesondere des Regelwerks.

Beide Möglichkeiten bieten Vor- und Nachteile, die Sie gut abwägen sollten. Fällen Sie die Entscheidung einerseits aufgrund Ihrer aktuellen Situation. Vergessen Sie aber andererseits nicht die zukünftigen Entwicklungen, damit Sie eine nachhaltige Entscheidung treffen können.

Entscheiden Sie sich für den externen Dienstleister, sind Sie auch von diesem abhängig, sowohl inhaltlich (Er muss ja ihr Produkt verstehen und beschreiben.) als auch zeitlich (Selten steht jemand parat, wenn man ihn braucht.). Gleichzeitig müssen Sie all Ihr Produktwissen und Ihre Konstruktionen mit Externen teilen. Der Vorteil ist allerdings, dass Sie keine oder deutlich weniger interne Ressourcen benötigen, die ja häufig doch sehr knapp sind.

Die interne Umsetzung dagegen ist deutlich flexibler, bindet aber entsprechende Ressourcen. Dafür sind die Mitarbeiter dann schon für die weitere Pflege der Anwendung entsprechend ausgebildet. Und letztere sollten Sie nach Möglichkeit sowieso intern vornehmen, da Sie ansonsten ja von Externen abhängig sind und auch bei kleinen Änderungen interne Ressourcen benötigen, die den Dienstleister briefen (mehr dazu).

Egal, wie Ihre Entscheidung ausfällt, achten Sie auf eine gute Ausbildung und Unterstützung Ihrer Mitarbeiter, damit diese bei Bedarf selbst übernehmen und Ihnen damit ein erhebliches Maß an Flexibilität und auf Dauer auch einen Kostenvorteil verschaffen können.

Welche Produktkonfigurator Systeme gibt es?

Zunächst einmal gibt es zwei ganz grundsätzliche Arten von Produktkonfigurator Software. Hier unterscheiden wir die Standard-Software von einer individuell programmierten Lösung. Auch wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Produkt etwas ganz Besonderes ist und sich in einem Standard sicher nicht darstellen lässt, sollten Sie diese Möglichkeit genau prüfen. Die meisten Produktkonfiguratoren können deutlich mehr als Sie auf den ersten Blick vermuten würden. Und ein Standard hat insbesondere in der späteren Pflege massive Vorteile gegenüber einer programmierten Anwendung.

Außerdem wird zwischen verschiednen Systemen unterschieden: Hier begegnen Ihnen immer wieder Begriffe wie  CPQE (Configure, Price, Quote, Engineer – Konfiguration, Angebot und Konstruktion von Produktvarianten), ETO (Engineer to Order – Variantenkonstruktion nach Auftrag), CTO (Configure to Order – Zusammenstellen und Zusammenbau von Teilen), BTO (Build to Order – Zusammenbau von Teilen) oder ATO (Assemble to Order – Zusammenstellen von Bauteilen). Diese Bezeichnungen beziehen sich auf die Vorgehensweise bei der Erstellung von Produktvarianten, wobei es bei ATO um eine reine Zusammenstellung geht, während bei ETO das Engineering, also die Variantenkonstruktion im Vordergrund stehen. Der Aufbau Ihres Produktes – wie oben beschrieben – bestimmt dabei, welche Software-Art für Ihr Unternehmen geeignet ist. Wichtig zu wissen ist aber, dass auch die komplexeren Systeme immer die einfacheren Anwendungsfälle bedienen können und dabei in der Regel erweiterbar bleiben.

Die Bezeichnung CPQ (Configure, Price, Quote) bezieht sich dagegen vor allem auf die Prozessabdeckung und kann auch als Angebotskonfigurator bezeichnet werden.

Wichtige Empfehlungen

An dieser Stelle möchten wir Ihnen einige grundsätzliche Empfehlungen an die Hand geben, die zum Teil oben schon kurz erwähnt wurden. Detailliertere Hinweise und Tipps erhalten Sie in weiteren Blogbeiträgen.

• Achten Sie auf eine möglichst tiefe Prozessabdeckung. Dies vermeidet Medienbrüche und weitere Fehler, die durch die notwendige Datenpflege an mehreren Stellen entstehen. Insellösungen sind nie vorteilhaft.
• Erweiterungen sollten jederzeit und einfach möglich sein. Auch wenn Sie den Konfigurator vorerst nur im Kleinen einsetzen, vermeiden Sie so die Einführung einer neuen oder einer weiteren Software.
• Auch wenn das Projekt nicht so groß erscheint, sollten Sie ausreichend Zeit und personelle Ressourcen zur Verfügung stellen, damit sich der gewünschte Erfolg einstellt. Unterschätzen Sie auf keinen Fall die Arbeit der internen Mitarbeiter, die dem Dienstleister wichtige Informationen zur Verfügung stellen müssen.
• Fangen Sie klein an – dann stellen sich schnelle Erfolge ein, die Sie dann (sofern Sie die ersten Punkte beachtet haben) recht einfach ausdehnen können. Die Akzeptanz der Mitarbeiter wird dadurch auf jeden Fall erhöht. Und auch die Amortisation kann dann schon beginnen.